COMPLIANCE WITH THE DELEGATION OF AUTHORITY

Le responsable administratif et financier du projet WASOP doit se conformer à la délégation d'autorité de l'UICN en vigueur à tout moment, ainsi qu'aux sous-délégations qui en découlent. Cette conformité doit être exercée avec une diligence raisonnable et dans le respect de la lettre, de l'esprit et de l'objectif de la DdA.

BACKGROUND:

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet West Africa Sustainable Ocean Programme (WASOP), l’UICN-PACO ouvre cette position de Responsable Administratif et Financier (RAF) qui sera affectée au projet.

West Africa Sustainable Ocean Programme (WASOP)

Le programme « West Africa Sustainable Ocean Programme » (WASOP), financé par l’Union européenne à hauteur de 59 millions EUR vise à améliorer l’utilisation durable et intégrée des ressources océaniques en Afrique de l’Ouest en stimulant une croissance économique inclusive. Ce programme, d’une durée de 5 ans, couvre 13 pays ouest africains : Cap Vert, Mauritanie, Sénégal, Gambie, Guinée, Guinée Bissau, Liberia, Sierra Leone, Côte d’Ivoire, Ghana, Togo, Bénin, Nigeria.
Le programme WASOP est structuré en trois piliers :

Pilier WASOP1 : Renforcer la gouvernance océanique en Afrique de l’Ouest ;
Pilier WASOP 2 : Soutenir une économie bleue innovante et durable ;
Pilier WASOP 3 : Renforcer la résilience marine et côtière.

Ainsi, l’UE a signé avec l’UICN une Convention de contribution pour la mise en œuvre du Pilier WASOP 3 : Renforcer la résilience marine et côtière, en partenariat avec une diversité d’opérateurs de terrain dans les treize pays ciblés par l’action. L’UICN assure la coordination régionale de l’action.

MAJOR RESPONSIBILITIES:

Le Responsable Administratif et Financier du projet WASOP assurera la gestion administrative et financière du projet. Il rend compte au Chef Régional des Finances et de l’Administration du PACO et est placé sous la supervision fonctionnelle du Coordinateur du projet WASOP.

L’UICN pourra lui attribuer la gestion d’autres projets d’une manière ponctuelle ou permanente.

Il participe à la préparation des documents pour l’engagement jusqu’au paiement des dépenses du projet, assure la préparation et l’analyse les rapports financiers et des comptes, la préparation des audits. Il devra s’assurer de la conformité de la gestion financière, comptable et administrative du projet avec les lois en vigueur, les procédures du bailleur de fonds et avec les procédures de l’UICN. En collaboration avec les comptables des institutions partenaires, il fera un suivi strict des subventions qui seront octroyées aux partenaires de mise en œuvre du projet.

Il doit maintenir les flux de travail dans le système ERP en ligne en assurant le suivi des processus et des procédures, et par le biais de contact direct et virtuel avec le personnel clé national et régional de l'UICN.

SPECIFIC DUTIES:

Comptabilité et finance :

• Vérifier les pièces justificatives soumises et préparer les documents comptables.
• Préparer les paiements et les mettre dans le circuit des signatures.
• Tenir la comptabilité du projet dans le NAV.
• Classer les pièces de façon ordonnée et rigoureuse sous forme papier et électronique.
• S’assurer de la facturation mensuelle des coûts de mise en œuvre du projet.
• Effectuer une analyse mensuelle de tous les comptes de bilan.
• Appuyer le Comptable Régional dans les rapprochements bancaires mensuels.

Trésorerie

• Consulter toutes les parties concernées pour faire l’estimation des besoins bimestriels et annuels.
• Préparer les données pour les appels de fonds auprès du siège et du bailleur de fonds

Budget

• En coordination avec le responsable du projet :
- Préparer le budget annuel du projet ;
- Préparer la révision budgétaire (mid-year review) ;

• Administrer et mettre à jour du budget dans le Project Portal et dans le NAV.

Contrats et partenaires

• Aider à la préparation des dossiers nécessaires pour engager les dépenses.
• Aider à la préparation et à la révision de tous les contrats et les passer en revue, avant signature par les supérieurs hiérarchiques.
• Aider à la formation du personnel des partenaires et des acteurs de terrain si nécessaire pour garantir la conformité de leur gestion avec les règles administratives et financières de l'UICN et de l'UE.
• Vérifier les rapports financiers et les pièces justificatives soumises par les partenaires et les consultants.
• Tenir à jour les fichiers des contrats avec les donateurs, partenaires et consultants.
• Créer et suivre les sub-awards dans le NAV.

Audit

• Organiser et suivre la réalisation des missions d'audit internes et externes du projet.
• Préparer les termes de référence et les contrats des audits externes et les soumettre pour approbation aux responsables.
• Assurer la liaison avec les auditeurs pour le suivi des questions d'audit/lettres de gestion et contribuer à la mise en oeuvre des recommandations des auditeurs.

Contrôles internes

• Contribuer à l’amélioration du système et des procédures de contrôle interne.

Établissement des rapports et suivi

• Préparer les états et rapports administratifs et financiers du projet.
• Faire les analyses et les suivis mensuels et annuels de la situation financière de chaque projet selon le budget approuvé. Discuter des problèmes rencontrés et les problèmes potentiels avec le Coordinateur du projet, le Chef Régional des Finances et de l’Administration et les partenaires.

Administration/Logistique

• Participer à l’organisation de l’inventaire annuel des biens des projets.
• S’assurer de la mise en place et de la mise à jour régulière des fiches de suivi des immobilisations, des documents douaniers et techniques ; et du contrôle de l’utilisation et des éventuels ventes, mises en rebut ou transferts des immobilisations à d’autres bureaux ou partenaires ;
• S’assurer de la mise en place et d’utilisation effective d’un système de classement et d’archivage.
• En collaboration avec le responsable de passation des marchés du bureau régional, acheter des biens et services selon les procédures en vigueur pour la demande, l'examen et l'approbation de l'examen des devis et la préparation des bons de commande ou des contrats ;
• Fournir une assistance en termes de dispositions de voyage et d'organisation d'ateliers, de formations et de séminaires ;
• Effectuer d'autres tâches qui peuvent lui être confiées de temps à autre.

Note: Les termes de référence ci-dessus contiennent les principales responsabilités et tâches de ce poste. Toutefois, dans une organisation en constante évolution telle que l'UICN, les membres du personnel doivent faire preuve de souplesse dans leur approche du travail et être prêts à entreprendre d'autres tâches qui leur sont raisonnablement confiées mais qui ne font pas partie de leurs attributions habituelles. Lorsqu'une tâche devient une partie intégrante des responsabilités d'un membre du personnel, les termes de référence doivent être modifiés après consultation entre le supérieur hiérarchique, le membre du personnel et l'unité des Ressources Humaines. L'un des trois peut initier la consultation.