LOCATION: Bata, Guinée Equatoriale

CONTEXTE

L'UICN est le plus ancien et le plus grand réseau mondial de protection de l'environnement. Il s'agit d'une union démocratique de membres qui compte plus de 1 400 organisations gouvernementales et ONG membres et près de 15 000 scientifiques bénévoles dans plus de 160 pays. Le travail de l'UICN est soutenu par plus de 1 000 professionnels répartis dans 45 bureaux et des centaines de partenaires des secteurs public, privé et des ONG dans le monde entier. Son siège se trouve à Gland, en Suisse. Le travail de l'UICN se concentre sur la valorisation et la conservation de la nature, la garantie d'une gouvernance efficace et équitable de son utilisation, et le déploiement de solutions basées sur la nature pour relever les défis mondiaux en matière de climat, d'alimentation et de développement. L'UICN soutient la recherche scientifique, gère des projets sur le terrain dans le monde entier et rassemble les gouvernements, les ONG, les Nations unies et les entreprises pour élaborer des politiques, des lois et des bonnes pratiques.

Dans le cadre de cette mission, l’UICN met en œuvre avec les partenaires nationaux le projet financé par le GEF intitulé ‘’ Renforcer la gestion durable des forêts grâce à une planification Intégrée de l'utilisation des terres, à l'amélioration des moyens de subsistance et à la conservation de la biodiversité dans les paysages transfrontaliers de Monte Alen et de Rio Campo en Guinée équatoriale’’. L’objectif du projet est de conserver et gérer durablement la biodiversité et les écosystèmes forestiers dans les paysages de Monte Alen et Rio Campo en Guinée équatoriale grâce à une approche paysagère inclusive, une planification efficace de l'utilisation des terres, une gestion améliorée des aires protégées et la promotion de la gouvernance locale et des options de moyens de subsistance durables.

Pour cela, l’UICN doit avoir une équipe nationale compétente afin de faciliter la mise en œuvre du projet et interagir avec les différents partenaires. Un assistant administratif et financier fait partie de cette unité de gestion. .

Sous la supervision du coordinateur du projet, l’assistant administratif et financier aura les charges suivantes :

Responsabilités principales :

• Aider le Coordinateur du projet en fournissant des conseils pour faciliter l'exécution du projet conformément aux systèmes de contrôle financier, normes, politiques, lois et règlements en vigueur ;

• Assister le Coordinateur du projet dans le processus de budgétisation (élaboration, soumission, révision / ajustement et mise en œuvre) ;

• Tenir la comptabilité dans le système NAV ;

• Appuyer dans la gestion des contrats, des commandes et de la logistique

• Faciliter les audits internes et externes et veiller à ce que les recommandations convenues soient suivies ;

• Veiller à ce que les informations financières requises et les exigences en matière de rapports à PACO et aux donateurs soient respectées et soumises de manière satisfaisante et en temps voulu.

En plus des responsabilités susmentionnées, l’assistant administratif et financier assumera les tâches spécifiques suivantes :

1. Comptabilité et rapportage

• Veiller à ce que la comptabilité soit tenue à jour dans le système NAV et conformément aux politiques comptables de l'UICN et aux exigences légales et réglementaires et que le calendrier des clôtures mensuelles soit respecté ;

• Tenir des dossiers comptables adéquats conformément aux exigences de l'UICN en matière de classement et d’archivage et faciliter le travail des auditeurs ;

• Vérifier et analyser les contrats et les rapports financiers des Agences d’exécution et des autres partenaires du projet.

• Suivre chaque mois la situation budgétaire et financière des projets avec le Coordinateur du projet ;

• Analyser les consommations des véhicules et établir les rapports y afférents ;

• Analyser les comptes de tiers et les autres comptes du bilan.

2. Gestion de trésorerie

• Suivre la situation de la trésorerie du bureau, préparer les paiements et faire les demandes de fonds auprès du bureau régional ;

• Tenir la petite caisse ;

• Assurer que les encaissements et les décaissements sont correctement accompagnés des pièces justificatives appropriées ;

• Procéder à un rapprochement mensuel du compte bancaire et à l’arrêtée mensuelle de la caisse.

3. Planification, budgétisation et prévision

• Appuyer le Coordinateur du projet dans la révision des prévisions annuelles conformément aux procédures de l’UICN ;

• Appuyer le Coordinateur du projet dans l’établissement du Plan de Travail de Budget Annuel (PTBA) du projet ;

• Discuter de tout problème potentiel avec le Coordinateur du projet et signaler tout problème réel ou potentiel au Bureau Régional, en accordant une attention particulière aux risques de déficit.

4. Administration

• Participer au renouvellement des polices d'assurance ;

• S’assurer que toutes les approbations internes sont obtenues avant les engagements avec des tiers ;

• Appuyer le Coordinateur du projet dans la préparation des dossiers contractuels avec les prestataires et les partenaires ;

• Etablir les demandes d’achat et préparer les bons de commande en suivant les procédures en matière d’approvisionnement ;

• Tenir le registre d’inventaire des immobilisations;

• Procéder annuellement à l’inventaire des matériels et équipements ;

• S'assurer que les actifs sont correctement protégés ;

• Donner une assistance dans la préparation des activités (missions, ateliers, etc…)

• Faire les correspondances et assurer le classement des courriers.

• Gérer la base de données sur les Experts et Consultants du Bureau ;

5. Audit

• S'assurer que tous les rapports et documents justificatifs nécessaires aux audits sont préparés et maintenus efficacement ;

• Préparer les réponses aux commentaires des auditeurs avec tous les documents justificatifs supplémentaires, le cas échéant ;

• Appuyer la mise en œuvre des recommandations de l'audit et tenir à jour le tableau de suivi.

Effectuer d'autres tâches entrant dans ses compétences à la demande des superviseurs.