|
Asistente Técnico/Operativo – Programa Biomas Críticos de Mesoamérica
|
INTRODUCCIÓN
La Unión Internacional para la Conservación de la Naturaleza (UICN) es la organización medioambiental global más grande y antigua del mundo, con más de 1.000 profesionales en 45 oficinas alrededor del mundo. Durante más de 30 años, la Oficina Regional de la UICN para México, América Central y el Caribe (ORMACC) implementa y ejecuta proyectos junto a Miembros y aliados en su mayoría de países de la región, ya sea en comunidades locales específicas y pueblos indígenas o en áreas de trabajo que incluyen más de un país o incluso zonas terrestres, costeras o marinas.
La UICN busca contratar un/a asistente técnico y Operativo/a para brindar apoyo al equipo gerencial, de coordinación y técnico del Programa Integrado de Biomas Criticos Forestales de Mesoamérica a nivel regional.
El/la profesional apoyará la planificación, organización y control de las operaciones técnicas y administrativas la gestión operativa relacionadas con el RCP de la IP Mesoamérica CFB y los proyectos del Portafolio de este programa, en estrecha coordinación con la Coordinación Regional de Administración y Servicios Generales y demás áreas clave, así como con socios implementadores y equipos técnicos.
El puesto requiere una persona altamente organizada, proactiva y orientada al detalle, con capacidad para gestionar múltiples procesos simultáneamente, anticiparse a necesidades operativas y contribuir a la ejecución eficiente de proyectos financiados por donantes internacionales. La posición estará basada en San José, Costa Rica, con responsabilidades de alcance regional.
La UICN busca contratar un/a asistente técnico y Operativo/a para brindar apoyo al equipo gerencial, de coordinación y técnico del Programa Integrado de Biomas Criticos Forestales de Mesoamérica a nivel regional.
El/la profesional apoyará la planificación, organización y control de las operaciones técnicas y administrativas la gestión operativa relacionadas con el RCP de la IP Mesoamérica CFB y los proyectos del Portafolio de este programa, en estrecha coordinación con la Coordinación Regional de Administración y Servicios Generales y demás áreas clave, así como con socios implementadores y equipos técnicos.
El puesto requiere una persona altamente organizada, proactiva y orientada al detalle, con capacidad para gestionar múltiples procesos simultáneamente, anticiparse a necesidades operativas y contribuir a la ejecución eficiente de proyectos financiados por donantes internacionales. La posición estará basada en San José, Costa Rica, con responsabilidades de alcance regional.
DESCRIPCIÓN DE CARGO
Objetivo del puesto:
Brindar soporte operativo, administrativo, estratégico y de alto nivel al Programa Integrado GEF Biomas de Mesoamérica y Portafolio multilateral asociado, asegurando la correcta planificación, ejecución y control de los procesos operativos, en estricto cumplimiento de las políticas internas de la UICN y de los requisitos establecidos por los donantes internacionales.
El puesto contribuirá activamente a la eficiencia operativa, la transparencia y la rendición de cuentas del portafolio, mediante la optimización de procesos, el fortalecimiento de mecanismos de control interno y la adecuada gestión documental y de sistemas institucionales.
Asimismo, desempeñará un rol clave en el fortalecimiento de capacidades del equipo del al Programa Integrado GEF Biomas de Mesoamérica y Portafolio multilateral asociado, proporcionando orientación, capacitación y acompañamiento continuo en materia de procedimientos, gestión de adquisiciones, cumplimiento contractual y uso efectivo de sistemas corporativos, promoviendo así la adopción de buenas prácticas y la estandarización de procesos a nivel regional.
El/la titular del puesto actuará como un punto focal operativo para el portafolio y para la Unidad de Gestión del Proyecto (PMU) del Programa Integrado GEF Biomas de Mesoamérica y Portafolio multilateral asociado, facilitando la coordinación entre áreas funcionales, proyectos y socios implementadores, y contribuyendo de manera proactiva a la toma de decisiones informadas, la mitigación de riesgos operativos y el logro oportuno de los objetivos programáticos.
Funciones y responsabilidades principales:
El/la Asistente Administrativo/a tendrá, entre otras, las siguientes responsabilidades:
Apoyo operativo y coordinación
• Brindar orientación operativa de los procesos y políticas al personal de la Oficina Regional, equipos de proyecto y socios implementadores.
• Coordinar y dar seguimiento a trámites administrativos/financieros, asegurando su correcta gestión y aprobación en los sistemas institucionales.
Apoyo a la gestión del proyecto
• Contribuir a la elaboración y actualización de Planes Operativos Anuales (POA).
• Apoyar procesos de auditoría interna y externa.
• Apoyar procesos de reportería ante los donantes.
• Mantener actualizado el registro de activos del programa, apoyar procesos de verificación física e inventario, y asegurar su adecuada conciliación conforme a los procedimientos institucionales.
Gestión contractual y adquisiciones
• Preparar contratos (consultoría, acuerdos con socios implementadores, MoU) y órdenes de compra conforme a los formatos oficiales. Elaborar adendas, enmiendas y finiquitos contractuales, así como dar seguimiento a su ejecución.
• Apoyar procesos de adquisiciones, incluyendo la preparación y revisión de Términos de Referencia y documentación de soporte.
Gestión financiera y de desembolsos
• Tramitar pagos y desembolsos en los sistemas corporativos (por ejemplo, NAV), asegurando el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
• Preparar reportes de gestión operativa con su debida documentación de respaldo.
Gestión documental y control interno
• Mantener actualizados los archivos físicos y electrónicos de los proyectos (contratos, informes, auditorías, presupuestos, etc.).
• Garantizar el uso adecuado de herramientas de control interno (por ejemplo, Smartsheet, EDM u otros sistemas corporativos).
Gestión logística y operacional
• Coordinar procesos de viaje (solicitudes, logística, revisión de gastos, liquidaciones y presentación de viáticos) conforme a la Política de Viajes de la UICN.
• Brindar apoyo directo a la Coordinación Regional del Programa en la preparación, revisión, seguimiento y presentación de documentación administrativa y financiera asociada a misiones, reuniones, talleres y actividades regionales.
• Apoyar a la Coordinación Regional del Programa en la gestión de reembolsos, liquidaciones, documentación de respaldo y demás requerimientos operativos vinculados a la implementación regional del portafolio.
• Apoyar la organización de talleres, reuniones y eventos.
• Coordinar proveedores y logística operativa necesaria para la implementación de actividades.
Eventos y actividades de gran escala
• Apoyar la planificación y ejecución logística de eventos nacionales y regionales de mediana y gran magnitud, incluyendo:
- Coordinación de participantes nacionales e internacionales
- Gestión de proveedores (hoteles, transporte, catering, servicios técnicos)
- Manejo de viáticos y reembolsos
- Apoyo en agendas, materiales y logística integral del evento
Fortalecimiento de capacidades (nuevo componente clave)
•Brindar capacitaciones y acompañamiento técnico al personal de proyectos en:
- Procesos administrativos institucionales (contrataciones, pagos, adquisiciones)
- Uso de sistemas operativos y herramientas corporativas (por ejemplo, EDM, Smartsheet, NAV u otros)
• Desarrollar materiales básicos de apoyo (guías, instructivos, sesiones prácticas) para facilitar la correcta aplicación de los procesos.
• Promover buenas prácticas administrativas y el cumplimiento de los lineamientos internos y de donantes.
Tenga en cuenta: Los presentes Términos de Referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.
Brindar soporte operativo, administrativo, estratégico y de alto nivel al Programa Integrado GEF Biomas de Mesoamérica y Portafolio multilateral asociado, asegurando la correcta planificación, ejecución y control de los procesos operativos, en estricto cumplimiento de las políticas internas de la UICN y de los requisitos establecidos por los donantes internacionales.
El puesto contribuirá activamente a la eficiencia operativa, la transparencia y la rendición de cuentas del portafolio, mediante la optimización de procesos, el fortalecimiento de mecanismos de control interno y la adecuada gestión documental y de sistemas institucionales.
Asimismo, desempeñará un rol clave en el fortalecimiento de capacidades del equipo del al Programa Integrado GEF Biomas de Mesoamérica y Portafolio multilateral asociado, proporcionando orientación, capacitación y acompañamiento continuo en materia de procedimientos, gestión de adquisiciones, cumplimiento contractual y uso efectivo de sistemas corporativos, promoviendo así la adopción de buenas prácticas y la estandarización de procesos a nivel regional.
El/la titular del puesto actuará como un punto focal operativo para el portafolio y para la Unidad de Gestión del Proyecto (PMU) del Programa Integrado GEF Biomas de Mesoamérica y Portafolio multilateral asociado, facilitando la coordinación entre áreas funcionales, proyectos y socios implementadores, y contribuyendo de manera proactiva a la toma de decisiones informadas, la mitigación de riesgos operativos y el logro oportuno de los objetivos programáticos.
Funciones y responsabilidades principales:
El/la Asistente Administrativo/a tendrá, entre otras, las siguientes responsabilidades:
Apoyo operativo y coordinación
• Brindar orientación operativa de los procesos y políticas al personal de la Oficina Regional, equipos de proyecto y socios implementadores.
• Coordinar y dar seguimiento a trámites administrativos/financieros, asegurando su correcta gestión y aprobación en los sistemas institucionales.
Apoyo a la gestión del proyecto
• Contribuir a la elaboración y actualización de Planes Operativos Anuales (POA).
• Apoyar procesos de auditoría interna y externa.
• Apoyar procesos de reportería ante los donantes.
• Mantener actualizado el registro de activos del programa, apoyar procesos de verificación física e inventario, y asegurar su adecuada conciliación conforme a los procedimientos institucionales.
Gestión contractual y adquisiciones
• Preparar contratos (consultoría, acuerdos con socios implementadores, MoU) y órdenes de compra conforme a los formatos oficiales. Elaborar adendas, enmiendas y finiquitos contractuales, así como dar seguimiento a su ejecución.
• Apoyar procesos de adquisiciones, incluyendo la preparación y revisión de Términos de Referencia y documentación de soporte.
Gestión financiera y de desembolsos
• Tramitar pagos y desembolsos en los sistemas corporativos (por ejemplo, NAV), asegurando el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
• Preparar reportes de gestión operativa con su debida documentación de respaldo.
Gestión documental y control interno
• Mantener actualizados los archivos físicos y electrónicos de los proyectos (contratos, informes, auditorías, presupuestos, etc.).
• Garantizar el uso adecuado de herramientas de control interno (por ejemplo, Smartsheet, EDM u otros sistemas corporativos).
Gestión logística y operacional
• Coordinar procesos de viaje (solicitudes, logística, revisión de gastos, liquidaciones y presentación de viáticos) conforme a la Política de Viajes de la UICN.
• Brindar apoyo directo a la Coordinación Regional del Programa en la preparación, revisión, seguimiento y presentación de documentación administrativa y financiera asociada a misiones, reuniones, talleres y actividades regionales.
• Apoyar a la Coordinación Regional del Programa en la gestión de reembolsos, liquidaciones, documentación de respaldo y demás requerimientos operativos vinculados a la implementación regional del portafolio.
• Apoyar la organización de talleres, reuniones y eventos.
• Coordinar proveedores y logística operativa necesaria para la implementación de actividades.
Eventos y actividades de gran escala
• Apoyar la planificación y ejecución logística de eventos nacionales y regionales de mediana y gran magnitud, incluyendo:
- Coordinación de participantes nacionales e internacionales
- Gestión de proveedores (hoteles, transporte, catering, servicios técnicos)
- Manejo de viáticos y reembolsos
- Apoyo en agendas, materiales y logística integral del evento
Fortalecimiento de capacidades (nuevo componente clave)
•Brindar capacitaciones y acompañamiento técnico al personal de proyectos en:
- Procesos administrativos institucionales (contrataciones, pagos, adquisiciones)
- Uso de sistemas operativos y herramientas corporativas (por ejemplo, EDM, Smartsheet, NAV u otros)
• Desarrollar materiales básicos de apoyo (guías, instructivos, sesiones prácticas) para facilitar la correcta aplicación de los procesos.
• Promover buenas prácticas administrativas y el cumplimiento de los lineamientos internos y de donantes.
Tenga en cuenta: Los presentes Términos de Referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.
REQUERIMIENTOS
|
• Formación académica y experiencia profesional • Título universitario en Administración de Empresas, Finanzas, Gestión de Proyectos o áreas afines. • Experiencia profesional mínima de 5 años en roles administrativos, financieros o de apoyo a la gestión de proyectos, preferiblemente en organizaciones internacionales o sin fines de lucro. • Conocimientos y habilidades técnicas • Nivel intermedio-avanzado del idioma inglés, tanto oral como escrito. • Sólidas habilidades en la revisión, redacción y sistematización de documentos administrativos, contractuales y reportes, con alto nivel de precisión. • Experiencia en la aplicación de procesos administrativos, adquisiciones y gestión contractual, preferiblemente en el contexto de proyectos financiados por donantes internacionales • Manejo de sistemas administrativos y financieros en línea (por ejemplo, ERP como NAV u otros), así como herramientas de gestión de información (Smartsheet, EDM u otros sistemas corporativos). • Dominio de herramientas de oficina (Microsoft Office / Google Workspace), especialmente Excel para control y seguimiento de información. • Conocimiento en organización logística de eventos nacionales y regionales, incluyendo coordinación de múltiples proveedores y participantes. • Habilidad para facilitar capacitaciones y brindar acompañamiento técnico en temas administrativos y uso de sistemas institucionales. • Competencias clave • Planificación y organización: Capacidad para estructurar, priorizar y dar seguimiento a múltiples tareas simultáneamente, asegurando el cumplimiento de plazos y calidad en los entregables. • Atención al detalle: Alto nivel de precisión en la gestión de información, documentación y procesos administrativos. • Comunicación efectiva: Habilidad para interactuar de manera clara, oportuna y profesional con equipos multidisciplinarios, socios y proveedores. • Capacidad para trabajar tanto de manera autónoma como colaborativa en entornos multiculturales y multidisciplinarios. • Autonomía y proactividad: Capacidad para anticiparse a necesidades, proponer mejoras y gestionar tareas con mínima supervisión. • Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples prioridades en contextos dinámicos y de alta demanda regional. • Gestión del tiempo y prioridades: Habilidad para manejar cargas de trabajo dinámicas en contextos de alta demanda. • Orientación a resultados y servicio: Enfoque en la eficiencia operativa, calidad del servicio y cumplimiento de objetivos institucionales. • Relaciones interpersonales: Habilidad para construir relaciones de confianza y colaboración con diferentes actores internos y externos. • Pensamiento analítico y resolución de problemas: Capacidad para identificar riesgos operativos y proponer soluciones prácticas. |
POSTULACIONES
Para postular a una posición a través del "Sistema de gestión de recursos humanos" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón "Apply".
Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.
Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: https://www.iucn.org/involved/jobs/
Acerca de la UICN
La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.
Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1400 organizaciones Miembro y los aportes de alrededor de 16 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.
La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.
La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.
http://www.uicn.org/es
https://twitter.com/IUCN/