Sobre la UICN

Creada en 1948, la Unión Internacional para la Conservación de la Naturaleza (UICN) tiene la misión de "influir, alentar y ayudar a las sociedades de todo el mundo a conservar la integridad y diversidad de la naturaleza y asegurar que cualquier uso de los recursos naturales sea equitativo y ecológicamente sostenible”. Es la red ambiental más grande y diversa del mundo, una Unión de Miembros formada por más de 1,500 Miembros de organizaciones gubernamentales y de la sociedad civil, incluyendo pueblos indígenas; y más de 18,000 expertos en todo el mundo, organizados en siete comisiones temáticas.

Esta diversidad y experiencia hacen que la UICN sea considerada como la autoridad mundial sobre el estado de la naturaleza y las medidas necesarias para salvaguardarlo. En esa línea, la UICN tiene estatus oficial de Observadora de las Naciones Unidas; es el origen y motor de varios acuerdos internacionales clave como la Convención sobre la Diversidad Biológica, la Convención del Patrimonio Mundial, Convención Ramsar, CITES, entre otros.

Asimismo, desde 2014 la UICN es una agencia oficial del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF, por sus siglas en inglés) y desde 2017 es una Entidad Acreditada del Fondo Verde para el Clima (GCF, por sus siglas en inglés). Los proyectos que diseña y ejecuta la UICN involucran una variedad de Miembros, que son la mayor fortaleza de la Unión. Esta implementación conjunta robustece sus propias capacidades e incrementa el impacto de los fondos y el acceso directo a otras fuentes de financiación multilateral.

La UICN mantiene varias oficinas alrededor del mundo, conocido como el Secretariado, con su sede en Gland (Suiza). En América del Sur la oficina regional está ubicada en Quito, Ecuador y también tiene una oficina país en Brasil. En la región la UICN cuenta con 108 Miembros, 8 comités nacionales y 1 comité regional.

Más información aquí: https://linktr.ee/uicn_sur

Bajo la supervisión del Gerente Regional de Finanzas, Administración y Recursos Humanos, el/la Asistente Administrativo y Financiero será responsable de brindar soporte integral en la gestión administrativa, financiera y logística de los proyectos, con el objetivo de asegurar una gestión eficiente, transparente y alineada con las normativas institucionales y de los donantes. Así mismo, contribuirá al cumplimiento oportuno de los objetivos de los proyectos y al uso adecuado de los recursos.

1. Gestión Administrativa y Financiera

- Apoyar en la ejecución de procesos administrativos y financieros de los proyectos asignados.
- Llevar el registro, seguimiento y control de la ejecución presupuestaria, asegurando la correcta imputación de los gastos.
- Gestionar la correcta documentación de respaldo de gastos y transacciones.
- Elaborar los informes financieros mensuales y velar por el cumplimiento de entrega de informes a los donantes
- Verificar el cumplimiento de políticas internas y de los donantes, procedimientos y normas de control interno en todas las operaciones.

2. Procesos de contratación y adquisiciones
- Brindar apoyo administrativo en los procesos de contratación de servicios profesionales, asegurando el cumplimiento de políticas institucionales y requisitos legales.
- Gestionar procesos de adquisición de bienes y servicios (cotizaciones, cuadros comparativos, órdenes de compra, seguimiento a entregas).
- Coordinar con proveedores y consultores para garantizar la adecuada prestación de los servicios.

3. Gestión logística

- Brindar apoyo en la planificación y ejecución de la logística de eventos, talleres, reuniones y actividades de los proyectos.
- Coordinar reservas, transporte, alimentación, materiales y demás requerimientos logísticos.
- Asegurar el uso eficiente de los recursos en la ejecución de actividades.

4. Cumplimiento y Control

-Garantizar el cumplimiento de la estructura de control interno en los procesos administrativos y financieros.
- Mantener el archivo digital actualizado, organizado y disponible para revisión.
- Apoyar en la preparación y entrega de información requerida para auditorías internas y externas. Responder oportunamente a requerimientos de auditorías externas de los proyectos.

5. Asesoría y coordinación

- Orientar al personal del área de programas, consultores y socios implementadores en las políticas y procedimientos administrativos
- Brindar soporte a los coordinadores de proyectos en la correcta ejecución de los procesos administrativos conforme a lineamientos institucionales.
- Coordinar con diferentes áreas para asegurar la adecuada implementación de procesos

Los presentes términos de referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, la descripción de funciones debe cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.