UBICACIÓN: Bata, Guinea Ecuatorial

CONTEXTO

La UICN es la red de protección ambiental más antigua y grande del mundo. Es una unión democrática de miembros con más de 1400 organizaciones gubernamentales y ONG miembros y cerca de 15 000 científicos voluntarios en más de 160 países. La labor de la UICN cuenta con el apoyo de más de 1000 profesionales en 45 oficinas y cientos de socios de los sectores público, privado y de ONG en todo el mundo. Su sede central se encuentra en Gland, Suiza. El trabajo de la UICN se centra en la valoración y conservación de la naturaleza, garantizando una gobernanza eficaz y equitativa de su uso, e implementando soluciones basadas en la naturaleza para abordar los desafíos globales del clima, la alimentación y el desarrollo. La UICN apoya la investigación científica, gestiona proyectos de campo en todo el mundo y reúne a gobiernos, ONG, las Naciones Unidas y empresas para desarrollar políticas, leyes y mejores prácticas.

En marco de esta misión, la UICN está implementando, con socios nacionales, el proyecto financiado por el FMAM titulado " Fortalecer la gestión forestal sostenible mediante la planificación integrada del uso de la tierra, la mejora de los medios de vida y la conservación de la biodiversidad en los paisajes transfronterizos de Monte Alén y Río Campo en Guinea Ecuatorial. El objetivo del proyecto es conservar y gestionar de forma sostenible la biodiversidad y los ecosistemas forestales en los paisajes de Monte Alén y Río Campo en Guinea Ecuatorial, mediante un enfoque paisajístico inclusivo, una planificación eficaz del uso de la tierra, una mejor gestión de las áreas protegidas y la promoción de la gobernanza local y opciones de subsistencia sostenibles.

Para ello, la UICN necesita un equipo nacional competente a fin de facilitar la implementación del proyecto e interactuar con diversos socios. Un asistente administrativo y financiero que forma parte de esta unidad de gestión.

Bajo la supervisión del coordinador del proyecto, el asistente administrativo e financiero tendrá las siguientes responsabilidades:

Principales tareas:

• Ayudar al coordinador del proyecto en la implementación del proyecto conformemente al sistema de control financiero, normas, políticas, ley y reglamentos en vigor;

• Apoyar el coordinador del proyecto en el proceso de presupuestaria (elaboración, sumisión, revisión/ajustes e implementación);

• Realizar la contabilidad en el sistema NAV;

• Apoyar en la gestión de los contratos, pedidos y de la logística;

• Facilitar las auditorías internas y externas, y velar en el cumplimiento, seguimientos de las recomendaciones;

• Velar en que las informaciones financieras y las exigencias en materia de informes al PACO y a los donantes sean respetados et sometidos de manera satisfactoria en el plazo establecido;

• Asistir al coordinador en la elaboración y preparación de los talleres;

• Asistir al coordinador en la ejecución de las actividades del proyecto;

Además de las responsabilidades arriba mencionadas, el/la asistente/a administrativo/a y financiero/a se encargará de las siguientes tareas específicas:

1. Contabilidad y reportaje

• Velar a que la contabilidad sea actualizada en el sistema NAV y conformemente a las políticas de la UICN y a las exigencias legales y reglamentarías,

• Velar a que los calendarios de clausuras mensuales sean respetados;

• Tener siempre las carpetas contables listos conformemente a las exigencias de la UICN en materia de ordenar los archivos y facilitar el trabajo de las auditorias;

• Verificar y analizar los contratos e informes financieros de las agencias de ejecución y de los socios del proyecto;

• Seguir cada mes la situación presupuestaria y financiera de los proyectos con el coordinador del proyecto;

• Analizar el consumo de los vehículos y establecer los informes al respeto;

• Analizar las cuentas de la tercera y otras cuentas de balance,

2. Gestión de tesorería

• Seguir los fondos de caja de la oficina, preparar pagos y enviar las solicitudes de financiamiento a la oficina regional;

• Administrar la caja chica;

• He de asegurar que todos los ingresos y egresos estén debidamente bien justificados;

• Realizar la conciliación bancaria mensual y el cierre mensual del saldo de efectivo.

3. Planificación, presupuesto y previsiones

• Apoyar al coordinador del proyecto en la revisión de los PTA (plan de trabajo anual) de acuerdo con los procedimientos de la UICN;

• Apoyar al coordinador del proyecto en la preparación del Plan de Trabajo Presupuestario Anual (PTPA) del proyecto;

• Velar en los problemas potenciales en colaboración con el coordinador del proyecto e informar cualquier situación real o potencial a la oficina regional, enfocando mayor atención en los riesgos de déficits presupuestarios.

4. Administración

• Participar en la renovación de las pólizas de seguro;

• He de asegurar que se obtengan todas las aprobaciones internas antes de contratar a terceros;

• Apoyar al coordinador del proyecto en la preparación de documentos contractuales con proveedores de servicios y socios;

• Preparar solicitudes y órdenes de compra de acuerdo con los procedimientos de adquisición;

• Mantener el registro de inventario de activos fijos;

• Realizar un inventario anual de materiales y equipos;

• Asegurar la protección adecuada de los activos;

• Colaborar en la preparación de actividades (misiones, talleres, etc.);

• Gestionar la correspondencia y asegurar su correcta archivado;

• Administrar la base de datos de expertos y consultores de la oficina;

5. Auditoría

• Asegurar la preparación y el mantenimiento efectivos de todos los informes y documentos de respaldo necesarios para las auditorías;

• Preparar respuestas a los comentarios de los auditores, incluyendo cualquier documentación adicional de respaldo, según sea necesario;

• Apoyar la implementación de las recomendaciones de auditoría y mantener la hoja de cálculo de seguimiento.

Realizar otras tareas dentro de su competencia según lo soliciten sus supervisores.