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Assistant administratif et financier

Poste vacant n°:   6019
Unité:   -
Organisation:   TRAFFIC International (TRAFFIC)
Lieu:   , Antananarivo, Madagascar
Supervision:   INL Project Manager
Taux d'activité:   100%
Grade:   A2
Date d'entrée prévue:   15. juin 2022
Type de contrat:   Determiné (12 mois avec possibilité de renouvellement)
Date limite:   20. juin 2022 (prolongé)
CONTEXTE
TRAFFIC est la principale organisation non gouvernementale travaillant au niveau mondial sur le commerce d’espèces sauvages dans le contexte à la fois de la conservation de la biodiversité et du développement durable.

TRAFFIC est une organisation caritative et une société à responsabilité limitée enregistrée et basée à Cambridge au Royaume-Uni. Le siège social de TRAFFIC assure les fonctions de direction au niveau mondial, de programmation, de coordination interrégionale, et de gestion. Le travail au niveau local est mis en œuvre par des bureaux de programme fonctionnant sous le patronage de l’organisation caritative britannique, lesquels mettent en œuvre des activités dans un ou plusieurs pays où TRAFFIC vise à contribuer à la réalisation des résultats prioritaires du programme. TRAFFIC travaille en alliance stratégique avec l'UICN et le WWF sur les questions liées au commerce des espèces sauvages.
DESCRIPTIF DE POSTE
CONTEXTE ORGANISATIONNEL

TRAFFIC est la principale organisation non gouvernementale travaillant au niveau mondial sur le commerce d’espèces sauvages dans le contexte à la fois de la conservation de la biodiversité et du développement durable.

TRAFFIC est une organisation caritative et une société à responsabilité limitée enregistrée et basée à Cambridge au Royaume-Uni. Le siège social de TRAFFIC assure les fonctions de direction au niveau mondial, de programmation, de coordination interrégionale, et de gestion. Le travail au niveau local est mis en œuvre par des bureaux de programme fonctionnant sous le patronage de l’organisation caritative britannique, lesquels mettent en œuvre des activités dans un ou plusieurs pays où TRAFFIC vise à contribuer à la réalisation des résultats prioritaires du programme. TRAFFIC travaille en alliance stratégique avec l'UICN et le WWF sur les questions liées au commerce des espèces sauvages.


CONTEXTE DU POSTE

TRAFFIC est à la recherche d’un Assistant administratif et financier basé à Antananarivo qui aura pour mission d’accompagner le développement des activités de TRAFFIC à Madagascar. Le candidat retenu fournira un appui administratif et financier pour la mise en œuvre du projet LEMUR CWC (« Law Enforcement in Madagascar: A United Response to Combating Wildlife Crime ») et du projet CCWT (« Combating Corruption and Wildlife Trafficking »). L’Assistant administratif et financier travaillera en étroite collaboration avec le Coordinateur du projet LEMUR CWC, le Coordinateur du projet CCWT, l’Expert juridique du projet LEMUR CWC, l’équipe de WWF en charge de la gestion administrative et financière, ainsi qu'avec les autres membres du personnel de TRAFFIC à Madagascar et en Afrique du Sud.

Le projet LEMUR CWC est mis en œuvre conjointement par TRAFFIC et Durrell Wildlife Conservation Trust (DWCT) avec le soutien financier du Bureau international des stupéfiants et de l'application de la loi du Département d’Etat des Etats-Unis (INL). Le projet vise à renforcer les capacités des autorités chargées de l’application de la loi en matière de lutte contre le commerce illégal d'espèces sauvages.

Le projet CCWT est mis en œuvre conjointement par TRAFFIC, WWF, Transparency International et l’Alliance Voahary Gasy (AVG) avec le soutien financier de l’USAID. Le projet vise à : réduire les opportunités de corruption dans le secteur des ressources naturelles ; renforcer les capacités de coordination entre acteurs concernés ; et renforcer les mécanismes nationaux et régionaux d'application de la loi en matière de lutte contre la corruption et le commerce illégal d’espèces sauvages.


RESPONSABILITES

La mission de l’Assistant administratif et financier consistera principalement à prendre en charge les aspects administratifs et financiers des projets LEMUR CWC et CCWT, notamment la planification budgétaire, le suivi de l’exécution financière, le développement d’outils internes de gestion, la coordination des procédures d’achat et acquisition, le suivi des paiements, la planification et le suivi des missions, le recrutement des consultants, la gestion des contrats, et la préparation des audits de suivi et d'évaluation, entre autres tâches.

Planification, suivi et contrôle financier
•Effectuer un suivi mensuel et trimestriel des dépenses engagées par les projets LEMUR CWC et CCWT.
•Mettre à jour de façon régulière la planification financière en vue d’assurer la bonne utilisation des fonds des projets dans les délais impartis.
•Contribuer à l’élaboration et à la compilation des rapports financiers des projets. S'assurer que toutes les procédures de contrôle financier sont en place et veiller au respect des exigences et réglementations des bailleurs concernés.
•Mettre à jour l’inventaire et veiller à ce que tous les actifs de TRAFFIC à Madagascar soient effectivement assurés, en lien avec l'équipe administrative et financière de TRAFFIC en Afrique du Sud.
•Fournir un soutien à l'équipe administrative et financière de TRAFFIC en Afrique du Sud dans le cadre des audits externes. Aider à la préparation des audits de fin de projet en s'assurant que tous les documents justificatifs sont disponibles et facilement accessibles.

Organisation des missions et gestion des achats de biens et services
•Appuyer l’organisation des voyages et missions du personnel.
•Procéder à la réservation des billets d’avion.
•Coordonner l'achat de biens et de services en veillant au respect des procédures internes.
•Effectuer les demandes de devis auprès des fournisseurs et comparer les offres.
•Elaborer et effectuer le suivi de toutes les demandes d’avance (K1), demandes de remboursement, demandes de règlement (K2), et les soumettre à l’équipe administrative et financière de TRAFFIC en Afrique du Sud pour traitement dans le logiciel SAGE.

Gestion des ressources humaines
•Organiser les recrutements de consultants : procéder à la publication des offres, réceptionner les dossiers de candidature, préparer les dossiers d’évaluation, établir les procès-verbaux de sélection, notifier le candidat retenu, préparer le contrat, suivre la soumission des livrables et les paiements, etc.
•Assister les personnels expatriés de TRAFFIC à Madagascar dans leurs démarches auprès des administrations malgaches dans le cadre de leur déménagement, installation et départ de Madagascar (ex. demande de titre de séjour, renouvellement, acheminement des effets personnels, etc.).

Intendance et fonctionnement du bureau
•Assurer l’intendance et le bon fonctionnement du bureau de TRAFFIC au quotidien : gestion des services (eau courante, électricité, internet, téléphone, nettoyage) et communication avec les fournisseurs ; approvisionnement régulier du bureau en fournitures diverses et consommables ; organisation des déplacements du personnel (réservation de véhicules et/ou prise en charge des déplacements en taxi) ; compilation des feuilles de présence du personnel à chaque fin de mois, entre autres tâches.
•Assurer la saisie, l’enregistrement, l’envoi et le suivi des correspondances du bureau de TRAFFIC à Madagascar
•Assurer l’archivage des correspondances et des documents administratifs et financiers du bureau de TRAFFIC à Madagascar
•S’assurer que tous les dossiers administratifs et financiers du bureau de TRAFFIC à Madagascar (ex. pièces justificatives des dépenses, contrats, bons de commande, inventaire des immobilisations) sont organisés, conservés et mis à jour.

Communication
•Maintenir une communication fluide avec les équipes administratives et financières de TRAFFIC en Afrique du Sud et de WWF à Madagascar afin d’anticiper les défis et de respecter au mieux les procédures applicables.

Soutien logistique
•Fournir un soutien aux coordinateurs des projets LEMUR CWC et CCWT pour la planification et l’organisation des ateliers et autres activités, l’envoi d’invitations, la rédaction de comptes-rendus de réunions, entre autres activités.
•Assister aux événements et réunions des projets pour fournir un appui administratif et logistique, en fonction des demandes.

Divers
•Fournir des informations sur les projets selon les besoins de TRAFFIC.
•Veiller au respect des procédures internes à TRAFFIC en toute circonstance.
•Effectuer toutes autres tâches assignées par les coordinateurs des projets LEMUR CWC et CCWT et/ou par l’équipe administrative et financière de TRAFFIC en Afrique du Sud.


SUPERVISION

L’Assistant administratif et financier travaillera sous la supervision directe du Coordinateur du projet LEMUR CWC et du Coordinateur du projet CCWT, à qui il rendra compte.
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES EXIGÉES
  • Planification, suivi et contrôle financier
•Effectuer un suivi mensuel et trimestriel des dépenses engagées par les projets LEMUR CWC et CCWT.
•Mettre à jour de façon régulière la planification financière en vue d’assurer la bonne utilisation des fonds des projets dans les délais impartis.
•Contribuer à l’élaboration et à la compilation des rapports financiers des projets. S'assurer que toutes les procédures de contrôle financier sont en place et veiller au respect des exigences et réglementations des bailleurs concernés.
•Mettre à jour l’inventaire et veiller à ce que tous les actifs de TRAFFIC à Madagascar soient effectivement assurés, en lien avec l'équipe administrative et financière de TRAFFIC en Afrique du Sud.
•Fournir un soutien à l'équipe administrative et financière de TRAFFIC en Afrique du Sud dans le cadre des audits externes. Aider à la préparation des audits de fin de projet en s'assurant que tous les documents justificatifs sont disponibles et facilement accessibles.

Organisation des missions et gestion des achats de biens et services
•Appuyer l’organisation des voyages et missions du personnel.
•Procéder à la réservation des billets d’avion.
•Coordonner l'achat de biens et de services en veillant au respect des procédures internes.
•Effectuer les demandes de devis auprès des fournisseurs et comparer les offres.
•Elaborer et effectuer le suivi de toutes les demandes d’avance (K1), demandes de remboursement, demandes de règlement (K2), et les soumettre à l’équipe administrative et financière de TRAFFIC en Afrique du Sud pour traitement dans le logiciel SAGE.

Gestion des ressources humaines
•Organiser les recrutements de consultants : procéder à la publication des offres, réceptionner les dossiers de candidature, préparer les dossiers d’évaluation, établir les procès-verbaux de sélection, notifier le candidat retenu, préparer le contrat, suivre la soumission des livrables et les paiements, etc.
•Assister les personnels expatriés de TRAFFIC à Madagascar dans leurs démarches auprès des administrations malgaches dans le cadre de leur déménagement, installation et départ de Madagascar (ex. demande de titre de séjour, renouvellement, acheminement des effets personnels, etc.).

Intendance et fonctionnement du bureau
•Assurer l’intendance et le bon fonctionnement du bureau de TRAFFIC au quotidien : gestion des services (eau courante, électricité, internet, téléphone, nettoyage) et communication avec les fournisseurs ; approvisionnement régulier du bureau en fournitures diverses et consommables ; organisation des déplacements du personnel (réservation de véhicules et/ou prise en charge des déplacements en taxi) ; compilation des feuilles de présence du personnel à chaque fin de mois, entre autres tâches.
•Assurer la saisie, l’enregistrement, l’envoi et le suivi des correspondances du bureau de TRAFFIC à Madagascar
•Assurer l’archivage des correspondances et des documents administratifs et financiers du bureau de TRAFFIC à Madagascar
•S’assurer que tous les dossiers administratifs et financiers du bureau de TRAFFIC à Madagascar (ex. pièces justificatives des dépenses, contrats, bons de commande, inventaire des immobilisations) sont organisés, conservés et mis à jour.

Communication
•Maintenir une communication fluide avec les équipes administratives et financières de TRAFFIC en Afrique du Sud et de WWF à Madagascar afin d’anticiper les défis et de respecter au mieux les procédures applicables.

Soutien logistique
•Fournir un soutien aux coordinateurs des projets LEMUR CWC et CCWT pour la planification et l’organisation des ateliers et autres activités, l’envoi d’invitations, la rédaction de comptes-rendus de réunions, entre autres activités.
•Assister aux événements et réunions des projets pour fournir un appui administratif et logistique, en fonction des demandes.

Divers
•Fournir des informations sur les projets selon les besoins de TRAFFIC.
•Veiller au respect des procédures internes à TRAFFIC en toute circonstance.
•Effectuer toutes autres tâches assignées par les coordinateurs des projets LEMUR CWC et CCWT et/ou par l’équipe administrative et financière de TRAFFIC en Afrique du Sud.


SUPERVISION

L’Assistant administratif et financier travaillera sous la supervision directe du Coordinateur du projet LEMUR CWC et du Coordinateur du projet CCWT, à qui il rendra compte.


PROFIL RECHERCHE

1.Titulaire d'une licence ou diplôme équivalent en gestion, administration, finance, comptabilité ou domaine connexe.
2.Au minimum trois ans d'expérience dans le domaine administratif et financier, de préférence dans la mise en œuvre de projets de développement en lien avec la coopération internationale.
3.Toute expérience de travail sur des projets financés par le gouvernement américain sera considérée comme un atout.
4.Une bonne compréhension des principes comptables et une expérience de travail avec un logiciel comptable seraient souhaitables. La familiarité avec SAGE/ACCPAC sera considérée comme un atout.
5.Personne très motivée et axée sur les résultats.
6.Solides compétences rédactionnelles, sens du détail.
7.Solides compétences organisationnelles, capacité à hiérarchiser et exécuter les tâches selon les besoins, capacité à travailler de manière autonome avec une supervision à distance, et capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.
8.Excellente maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
9.Excellentes compétences interpersonnelles, solides compétences en communication et bon esprit d'équipe.
10.La maîtrise verbale et écrite du malgache et du français est essentielle. La maîtrise de l’anglais sera considérée comme un atout majeur.
11.Citoyenneté malgache ou statut de résident permanent indispensable.
12.Toute expérience ou intérêt avéré dans le domaine de la conservation de la nature sera considérée comme un atout.
13.Capacité à travailler au sein d'une équipe internationale, multiculturelle et multidisciplinaire.
14.Flexibilité et disponibilité occasionnelle en dehors des horaires de travail du fait de la nécessaire coordination avec des équipes basées dans d’autres zones horaires.
15.Disponibilité éventuelle pour effectuer des déplacements à l’intérieur du pays, si besoin.


QUALITES ET COMPETENCES

•Professionnalisme, sens de l’organisation, dynamisme
•Autonomie, sens de l’initiative
•Esprit d’équipe et sens relationnel
•Grande motivation et grande disponibilité
•Adhésion forte aux missions de TRAFFIC et à la conservation de la nature
CANDIDATURES

Les personnes intéressées sont priées de postuler par le biais du "Système de gestion des ressources humaines", en ouvrant l'annonce de poste vacant et cliquant sur le bouton "Apply".

Chaque candidat(e) doit créer son propre compte dans le système. Aucune postulation ne sera acceptée aprés la date de clôture. Les candidatures sont recevables jusqu'à 24h00 en Suisse (GMT + 1h / GMT + 2h pendant la période d'heure d'été, DST). Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront personnellement contactés pour participer aux entretiens.

D'autres postes vacants sont annoncés sur le site web de l'UICN: http://www.iucn.org/involved/jobs/


À propos de l’UICN

L’UICN est une union de Membres composée de gouvernements et d’organisations de la société civile. Elle offre aux organisations publiques, privées et non-gouvernementales les connaissances et les outils nécessaires pour que le progrès humain, le développement économique et la conservation de la nature se réalisent en harmonie.

Créée en 1948, l’UICN s’est agrandie au fil des ans pour devenir le réseau environnemental le plus important et le plus diversifié au monde. Elle compte avec l’expérience, les ressources et le poids de ses plus de 1300 organisations Membres et les compétences de ses plus de 10 000 experts. Elle est l’un des principaux fournisseurs de données, d’évaluations et d’analyses sur la conservation. Sa taille lui permet de jouer le rôle d’incubateur et de référentiel fiable de bonnes pratiques, d’outils et de normes internationales.

L’UICN offre un espace neutre où diverses parties prenantes – gouvernements, ONG, scientifiques, entreprises, communautés locales, groupes de populations autochtones, organisations caritatives et autres – peuvent travailler ensemble pour élaborer et mettre en œuvre des solutions pour lutter contre les défis environnementaux et obtenir un développement durable.

Travaillant de concert avec de nombreux partenaires et soutiens, l’UICN met en œuvre un portefeuille vaste et divers de projets liés à la conservation dans le monde. Associant les connaissances scientifiques les plus pointues et le savoir traditionnel des communautés locales, ces projets visent à mettre un terme à la disparition des habitats, à restaurer les écosystèmes et à améliorer le bien-être des populations.

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