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Oficial Financiero Administrativo
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INTRODUCCIÓN
La UICN, Unión International para la Conservación de la Naturaleza y los Recursos Naturales, ayuda al mundo a encontrar soluciones pragmáticas para nuestros desafíos más urgentes en materia de ambiente y desarrollo.
La labor de la UICN se centra en la valoración y conservación de la naturaleza, asegurando una gobernanza efectiva y equitativa de su uso, y desplegando soluciones basadas en la naturaleza para los desafíos globales del clima, la alimentación y el desarrollo. La UICN apoya la investigación científica, dirige proyectos de campo alrededor del mundo, y reúne a gobiernos, ONGs, las Naciones Unidas y empresas, para desarrollar políticas, leyes y mejores prácticas.
La UICN es la organización ambiental más antigua y más grande del mundo, con más de 1,200 miembros de gobiernos y ONGs, y alrededor de 11,000 voluntarios expertos en unos 160 países. La labor de la UICN es apoyada por un equipo de más de 1,000 personas en 45 oficinas y cientos de afiliados en sectores públicos y privados y ONGs alrededor del mundo.
El Hub Financiero y Servicios Corporativos, está ubicado en la Oficina Regional para México, Centro América y el Caribe, con base en San José de Costa Rica y es responsable de brindar el apoyo logístico, administrativo, financiero y tecnológico, que las diferentes unidades y proyectos, requieren para desarrollar su trabajo técnico y gerencial adecuadamente en toda la región. Por lo tanto, las Unidades Financieras y Administrativas de cada país o proyectos, responden directa e indirectamente a la Gerencia del Hub.
El Hub establece procedimientos estándares para garantizar los controles internos adecuados, así como el cumplimiento y seguimiento de la reglamentación de la UICN.
La UICN cuenta con una Oficina de País consolidada en Guatemala, que apoya la implementación de Programas, y proyectos, en coordinación con los miembros y organizaciones gubernamentales, así como socios estratégicos.
Por la importancia de la posición, la UICN busca un Oficial Financiero de País, con calidades suficientes para desempeñar el puesto de manera adecuada, que conozca la realidad y condiciones nacionales y que le permita entender y aplicar las políticas internas de la UICN, así como las condiciones de nuestros donantes, de acuerdo con altos estándares de calidad y transparencia.
La labor de la UICN se centra en la valoración y conservación de la naturaleza, asegurando una gobernanza efectiva y equitativa de su uso, y desplegando soluciones basadas en la naturaleza para los desafíos globales del clima, la alimentación y el desarrollo. La UICN apoya la investigación científica, dirige proyectos de campo alrededor del mundo, y reúne a gobiernos, ONGs, las Naciones Unidas y empresas, para desarrollar políticas, leyes y mejores prácticas.
La UICN es la organización ambiental más antigua y más grande del mundo, con más de 1,200 miembros de gobiernos y ONGs, y alrededor de 11,000 voluntarios expertos en unos 160 países. La labor de la UICN es apoyada por un equipo de más de 1,000 personas en 45 oficinas y cientos de afiliados en sectores públicos y privados y ONGs alrededor del mundo.
El Hub Financiero y Servicios Corporativos, está ubicado en la Oficina Regional para México, Centro América y el Caribe, con base en San José de Costa Rica y es responsable de brindar el apoyo logístico, administrativo, financiero y tecnológico, que las diferentes unidades y proyectos, requieren para desarrollar su trabajo técnico y gerencial adecuadamente en toda la región. Por lo tanto, las Unidades Financieras y Administrativas de cada país o proyectos, responden directa e indirectamente a la Gerencia del Hub.
El Hub establece procedimientos estándares para garantizar los controles internos adecuados, así como el cumplimiento y seguimiento de la reglamentación de la UICN.
La UICN cuenta con una Oficina de País consolidada en Guatemala, que apoya la implementación de Programas, y proyectos, en coordinación con los miembros y organizaciones gubernamentales, así como socios estratégicos.
Por la importancia de la posición, la UICN busca un Oficial Financiero de País, con calidades suficientes para desempeñar el puesto de manera adecuada, que conozca la realidad y condiciones nacionales y que le permita entender y aplicar las políticas internas de la UICN, así como las condiciones de nuestros donantes, de acuerdo con altos estándares de calidad y transparencia.
DESCRIPCIÓN DE CARGO
La posición de Oficial Financiero(a) de País, debe ser capaz de controlar, así como brindar apoyo y orientación administrativa, laboral y financiera a los proyectos nacionales y regionales en el marco de los deberes y responsabilidades locales e internos de la UICN. La posición responde directamente a la Gerencia del Hub Regional Financiero y de Servicios Corporativos, por tanto, es responsable de reportar a esta gerencia, e informar a la Representación Regional, cualquier situación que pueda poner en riesgo el nombre de la organización, así como asuntos de incumplimiento de políticas o procedimientos establecidos por la UICN y por el Hub.
La posición es responsable general de apoyar y coordinar en términos financieros, administrativos y operativos, las actividades de la oficina de país, por tanto, todo lo relacionado con los asuntos de cierre contable en tiempo y forma, así como coordinar y monitorear las actividades del personal administrativo y financiero localizado en el país bajo los estándares de la UICN.
3.Tareas
Apoyo a proyectos
•Brindar asesoría y orientación a los proyectos sobre aspectos financieros y laborales en función del marco legal y reglamentación interna de la UICN y del país.
•Apoyar y coordinar, de acuerdo con los requerimientos del donante, las auditorias de proyectos en tiempo y forma, así como brindar apoyo y seguimiento a las observaciones.
•Control mensual de antigüedad de cuentas por cobrar (aged accounts payables);
•Apoyar en la preparación y revisión de los informes financieros de proyectos de acuerdo con los contratos con donantes
•Aplicar control y coordinación con el personal Financiero y Administrativo del país, tanto del personal de línea directa como de proyectos.
Gerencia financiera y contabilidad
•Coordinar y garantizar el cumplimiento, registro y control de las transacciones contables, tanto de proyectos como de la Oficina de País en cuanto a:
oRevisión y aprobación de reportes de socios implementadores y Grantees, y conciliar el balance de registro en libros. Así como realizar visitas de monitoreo financiero a contrapartes implementadoras.
oRegistro mensual de movimientos en cuentas bancarias.
oCumplimiento y registro de las hojas de tiempo del personal en Guatemala;
oRegistro y validación de los gastos de la Oficina; así como completar los requerimientos de NAV CHECK LIST mensual y trimestral de los cierres contables de país (Control de registros, conciliaciones, análisis de cuentas contables, etc), en el plazo establecido por la sede en cada caso.
•Validar y revisar el cumplimiento del debido proceso de compras de bienes y servicios (Procurement role).
•Cuando sea requerido, preparar y enviar a la Unidad Financiera de la Oficina Regional, la información solicitada por los auditores globales, de proyectos en Guatemala.
•Brindar reportes financieros y administrativos a la Gerencia del Hub y a la Representación de País cuando sean solicitados.
Tesorería
•Responsable de la Tesorería de la UICN-ORMACC en Guatemala
•Mantener actualizados los auxiliares de los bancos y elaboración mensual de conciliaciones bancarias y de caja chicas en NAV;
•Control y arqueos de cajas chica
•Aprobación y liberación de pagos de acuerdo con los controles establecidos y confirmando los documentos de respaldados;
•Elaborar la proyección de efectivo de proyectos y oficina para realizar las solicitudes de fondos a la Oficina Regional
Servicios Generales
•Coordinar el Control de Activos Fijos de UICN y Proyectos en Guatemala (vehículos, equipo de cómputo, mobiliario etc.), en función de las guías regionales y del donante.
•Fungir como punto focal de seguridad en el país y brindar seguimiento oportuno a la Política de Seguridad de la UICN
Recursos Humanos
•Elaborar la planilla mensual en coordinación con Recursos Humanos Regional
•Garantizar el cumplimiento de las condiciones del personal de acuerdo con las leyes laborales y contratos de trabajo;
•Proyección de ISR y registro en el portal de la SAT, para la retención mensual del empleado en planilla;
•Mantener actualizado los reportes a seguros médico y vida, del personal.
Tramites Institucionales
Coordinar ante el Ministerio de Relaciones Exteriores:
oActualización del RTU de UICN y Representantes
oTrámites de vehículos oficiales
oGestiones del personal Expatriado
Coordinar ante la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT):
oTramites de vehículos oficiales según corresponda cuando son nacionalizados
oTrámites relacionados con la retención del Impuesto sobre la Renta, tanto a empleados (SAT 1911) como a empresas lucrativas (SAT 1033)
oGenerar declaraciones mensuales en portal SAT e ISR;
oGeneración y firma de exenciones de IVA;
oCoordinar los reportes de donaciones de proyectos con el gobierno ante la contraloría de cuentas
Coordinar ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS)
•Acceso al portal del IGSS y reporte de planillas mensuales;
•Atender a Inspectores del IGSS, que verifican los reportes de pagos de los empleados suspendidos;
OTROS
•Cualquier otra labor que solicite su superior inmediato, que esté relacionado a las funciones del puesto y las actividades indicadas en el protocolo financiero.
•Brindar orientación y apoyo oportuno y eficiente a la Representación de País, en aspectos que sean de conocimiento de la posición, así como en todos los aspectos administrativos, financieros y operativos en los que sea de relevancia para la Oficina de País, incluyendo aspectos de cumplimiento de obligaciones con instancias de gobierno.
Emisión Electrónica de las Exenciones de IVA y el reporte a la SAT.
Emisión Electrónica de Retenciones del Impuesto sobre la Renta.
Control de Activos Fijos de ORMACC (vehículos, equipo de computo, mobiliario etc )
Responsable de la Tesorería de la UICN-ORMACC en Guatemala (Cuentas bancarias, transferencias, autorización pagos a proveedores y salarios, etc.)
Brindar reportes financieros y administrativos a la Coordinación de Servicios Corporativos cuando sean solicitados
Apoyar en la preparación y/o revisión de informes financieros de proyectos en Guatemala
La descripción del trabajo anterior contiene las principales responsabilidades y tareas para este puesto. Sin embargo, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a emprender otras tareas que se les asignen razonablemente.
La posición es responsable general de apoyar y coordinar en términos financieros, administrativos y operativos, las actividades de la oficina de país, por tanto, todo lo relacionado con los asuntos de cierre contable en tiempo y forma, así como coordinar y monitorear las actividades del personal administrativo y financiero localizado en el país bajo los estándares de la UICN.
3.Tareas
Apoyo a proyectos
•Brindar asesoría y orientación a los proyectos sobre aspectos financieros y laborales en función del marco legal y reglamentación interna de la UICN y del país.
•Apoyar y coordinar, de acuerdo con los requerimientos del donante, las auditorias de proyectos en tiempo y forma, así como brindar apoyo y seguimiento a las observaciones.
•Control mensual de antigüedad de cuentas por cobrar (aged accounts payables);
•Apoyar en la preparación y revisión de los informes financieros de proyectos de acuerdo con los contratos con donantes
•Aplicar control y coordinación con el personal Financiero y Administrativo del país, tanto del personal de línea directa como de proyectos.
Gerencia financiera y contabilidad
•Coordinar y garantizar el cumplimiento, registro y control de las transacciones contables, tanto de proyectos como de la Oficina de País en cuanto a:
oRevisión y aprobación de reportes de socios implementadores y Grantees, y conciliar el balance de registro en libros. Así como realizar visitas de monitoreo financiero a contrapartes implementadoras.
oRegistro mensual de movimientos en cuentas bancarias.
oCumplimiento y registro de las hojas de tiempo del personal en Guatemala;
oRegistro y validación de los gastos de la Oficina; así como completar los requerimientos de NAV CHECK LIST mensual y trimestral de los cierres contables de país (Control de registros, conciliaciones, análisis de cuentas contables, etc), en el plazo establecido por la sede en cada caso.
•Validar y revisar el cumplimiento del debido proceso de compras de bienes y servicios (Procurement role).
•Cuando sea requerido, preparar y enviar a la Unidad Financiera de la Oficina Regional, la información solicitada por los auditores globales, de proyectos en Guatemala.
•Brindar reportes financieros y administrativos a la Gerencia del Hub y a la Representación de País cuando sean solicitados.
Tesorería
•Responsable de la Tesorería de la UICN-ORMACC en Guatemala
•Mantener actualizados los auxiliares de los bancos y elaboración mensual de conciliaciones bancarias y de caja chicas en NAV;
•Control y arqueos de cajas chica
•Aprobación y liberación de pagos de acuerdo con los controles establecidos y confirmando los documentos de respaldados;
•Elaborar la proyección de efectivo de proyectos y oficina para realizar las solicitudes de fondos a la Oficina Regional
Servicios Generales
•Coordinar el Control de Activos Fijos de UICN y Proyectos en Guatemala (vehículos, equipo de cómputo, mobiliario etc.), en función de las guías regionales y del donante.
•Fungir como punto focal de seguridad en el país y brindar seguimiento oportuno a la Política de Seguridad de la UICN
Recursos Humanos
•Elaborar la planilla mensual en coordinación con Recursos Humanos Regional
•Garantizar el cumplimiento de las condiciones del personal de acuerdo con las leyes laborales y contratos de trabajo;
•Proyección de ISR y registro en el portal de la SAT, para la retención mensual del empleado en planilla;
•Mantener actualizado los reportes a seguros médico y vida, del personal.
Tramites Institucionales
Coordinar ante el Ministerio de Relaciones Exteriores:
oActualización del RTU de UICN y Representantes
oTrámites de vehículos oficiales
oGestiones del personal Expatriado
Coordinar ante la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT):
oTramites de vehículos oficiales según corresponda cuando son nacionalizados
oTrámites relacionados con la retención del Impuesto sobre la Renta, tanto a empleados (SAT 1911) como a empresas lucrativas (SAT 1033)
oGenerar declaraciones mensuales en portal SAT e ISR;
oGeneración y firma de exenciones de IVA;
oCoordinar los reportes de donaciones de proyectos con el gobierno ante la contraloría de cuentas
Coordinar ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS)
•Acceso al portal del IGSS y reporte de planillas mensuales;
•Atender a Inspectores del IGSS, que verifican los reportes de pagos de los empleados suspendidos;
OTROS
•Cualquier otra labor que solicite su superior inmediato, que esté relacionado a las funciones del puesto y las actividades indicadas en el protocolo financiero.
•Brindar orientación y apoyo oportuno y eficiente a la Representación de País, en aspectos que sean de conocimiento de la posición, así como en todos los aspectos administrativos, financieros y operativos en los que sea de relevancia para la Oficina de País, incluyendo aspectos de cumplimiento de obligaciones con instancias de gobierno.
Emisión Electrónica de las Exenciones de IVA y el reporte a la SAT.
Emisión Electrónica de Retenciones del Impuesto sobre la Renta.
Control de Activos Fijos de ORMACC (vehículos, equipo de computo, mobiliario etc )
Responsable de la Tesorería de la UICN-ORMACC en Guatemala (Cuentas bancarias, transferencias, autorización pagos a proveedores y salarios, etc.)
Brindar reportes financieros y administrativos a la Coordinación de Servicios Corporativos cuando sean solicitados
Apoyar en la preparación y/o revisión de informes financieros de proyectos en Guatemala
La descripción del trabajo anterior contiene las principales responsabilidades y tareas para este puesto. Sin embargo, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a emprender otras tareas que se les asignen razonablemente.
REQUERIMIENTOS
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• Título de Licenciatura en contaduría Pública (Contador Público y Auditor). • Al menos 6 años de experiencia comprobable en contabilidad, auditoria, análisis financieros, análisis legales laborales y civiles, elaboración de planillas y finiquitos. • Bilingüe (Español/Inglés), nivel intermedio o avanzado • Buenas habilidades en procesamiento de textos, hoja de cálculo y habilidades informáticas. • Conocimiento de herramienta Smartsheet es deseable • Capacidad para trabajar bajo presión • Resolución de problemas, creatividad, colaboración y voluntad de innovar. • Capacidad de trabajar con grupos multidisciplinarios y multiculturales • Sensible y alta empatía para motivar el trabajo en equipo |
POSTULACIONES
Para postular a una posición a través del "Sistema de gestión de recursos humanos" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón "Apply".
Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.
Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: https://www.iucn.org/involved/jobs/
Acerca de la UICN
La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.
Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1400 organizaciones Miembro y los aportes de alrededor de 16 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.
La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.
La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.
http://www.uicn.org/es
https://twitter.com/IUCN/