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Asistente administrativo

Vacante n°:   6153
Unidad:   -
Organización:   International Union for Conservation of Nature (IUCN)
Ubicación:   Oficina Regional para México, América Central y el Caribe, San José, Costa Rica
Reporta a:   Coordinadora Regional de Administración y Servicios Generales
Porcentaje de Trabajo:   100%
Grado:   A2
Fecha Esperada de Inicio:   1 de noviembre de 2022
Tipo de Contrato:   Indefinido
Fecha de Cierre:   10 de octubre de 2022
INTRODUCCIÓN
DESCRIPCIÓN DE CARGO
El/la asistente administrativa dará soporte administrativo general a la UICN, con un especial énfasis en el Programa Regional Enlazando el Paisaje Centroamericano, estará directamente bajo la supervisión de la coordinación de la Unidad Operativa de programa y apoyará la organización de talleres, reuniones y eventos de fortalecimiento de capacidades; el manejo y actualización de manuales y sistemas electrónicos y físicos de procedimientos, facilitar la gestión administrativa de las de bienes y servicios de acuerdo con las políticas de UICN y KfW.

Asimismo, dará apoyo y contribuirá con la organización de las actividades para el/la Coordinador (a) Regional del Programa y al equipo de trabajo y consultores. Su rol se focalizará en facilitar procesos administrativos para llevar a cabo todas las actividades y resultados programados.

El ámbito geográfico de trabajo del Asistente Administrativo será San José Costa Rica.

Funciones:

1.La persona contratada deberá desarrollar todos los procesos de contratación de servicios personales y/o de firmas, así como de adquisición de bienes y/o servicios, siguiendo las normas y procedimientos de la UICN y KfW. En particular asegurar la calidad de los TDR de adquisiciones de bienes y servicios y otras normas técnico/administrativas, lo anterior en estrecha coordinación con el/la Coordinador (a) Regional del Programa, personal técnico y con las organizaciones socias del Programa.

2.Organizar, dar soporte logístico y administrativo para el diseño e implementación de actividades de fortalecimiento de capacidades, reuniones, talleres, intercambios, encuentros.

3.Gestionar cotizaciones de bienes y servicios, revisar perfil de los proveedores, elaborar cuadros comparativos en el caso que aplique, solicitar facturas y otra documentación necesaria para realizar los pagos correspondientes.

4.Redactar, registrar y llevar el control físico y electrónico de documentos requeridos para cada proceso de adquisición de un bien o servicio

5.Manejar las comunicaciones telefónicas y electrónicas.

6.Apoyar a el/la asistente financiera en la elaboración de los reportes, pagos y traslado de fondos a organizaciones.

7.Preparar todas las solicitudes de acción administrativa (contrataciones, adquisiciones, viajes, certificaciones, pagos, etc.); y asegurar que cumplan con los procedimientos de UICN y de KfW.

8.Contribuir con la organización, tramitología y liquidación de viajes al personal y consultores de acuerdo con procedimientos UICN y KfW.

9.Mantener permanentemente registrada toda la información relacionada con la administración del Programa, incluyendo archivos apropiados y actualizados.

10.Mantener actualizado el control administrativo del proyecto en Smartsheet

11.Preparar informes dentro de su área de competencia.

12.Mantener permanentemente actualizado el registro de inventario de los recursos físicos de la oficina del Programa y de bienes adquiridos por los socios con fondos del Programa.

13.Coordinar los servicios de transporte y mensajería de la oficina.

14.Realizar trabajos de recolección de datos, digitación y edición de textos, correspondencia, formularios administrativos y afines, utilizando herramientas informáticas como Word, Excel y Power Point y demás sistemas administrativos de la UICN.

15.Contribuir con la preparación de material de divulgación, minutas y memorias de eventos.

16.Apoyar la provisión de información pertinente y oportuna para la planificación y monitoreo de las actividades del Programa.

17.Apoyar en la elaboración de los informes de contrapartidas.

18.Cualquier otra labor que solicite su superior inmediato, que esté relacionado a las funciones del puesto.


Tenga en cuenta: Los presentes términos de referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.
REQUERIMIENTOS
  • Grado técnico o bachiller universitario en administración, finanzas, economía, comercio o campo similar. Se aceptarán perfiles de estudiantes de licenciaturas o ingenierías recién graduados.

• Mínimo 1 año de experiencia como asistente administrativo(a), técnico o puestos similares.

• Capacidad para relacionarse con equipos multidisciplinarios, organizaciones y actores de diferentes sectores

• Alta capacidad de organización y propositiva

• Facilidad de expresión escrita

• Cortesía, respeto y tolerancia en el trato con las personas.

• Capacidad para entender, aplicar y transmitir las normas y pautas de los manuales de procedimientos y uso de herramientas administrativas electrónicas.

• Nivel avanzado en lectura del inglés, nivel intermedio en escritura y conversación.

• Habilidad para trabajar bajo presión.

• Sensibilidad social, cultural, ambiental y de género.

• Habilidades en la solución de problemas, creatividad, iniciativa e innovación.

• Capacidad para entender, aplicar y transmitir las normas y pautas de los manuales de procedimientos y uso de herramientas administrativas electrónicas.

• Buenas habilidades en procesamiento de textos, hoja de cálculo y habilidades informáticas. Conocimiento de herramienta Smartsheet es un plus.

• Sensible hacia las prácticas culturales, sociales y económicas de los grupos locales, campesinos, indígenas y de productores agrícolas.

• Sensible y dispuesto a trabajar bajo el enfoque de género y los principios de respeto a los derechos de pueblos indígenas.
POSTULACIONES

Para postular a una posición a través del "Sistema de gestión de recursos humanos" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón "Apply".

Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.

Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: http://www.iucn.org/involved/jobs/


Acerca de la UICN

La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.

Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1300 organizaciones Miembro y los aportes de más de 10 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.

La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.

La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.

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