La Unión Internacional para la Conservación de la Naturaleza (UICN) es la organización medioambiental global más grande y más antigua del mundo, con más de 1.100 profesionales en 45 oficinas alrededor del mundo.
La Oficina de País de UICN en Honduras, está ejecutando un portafolio de proyecto de campo que tienen entre otros objetivos, los siguientes: i) mejorar la gobernanza de tierras y recursos naturales, en ecosistemas terrestres y marinos, en áreas protegidas y territorios indígenas; ii) impulsar el enfoque de derechos en la conservación; y, iii) contribuir en la conservación y restauración de ecosistemas terrestres y marinos.
Con el fin de asegurar el cumplimiento de políticas administrativas, financieras y de control interno de la UICN, se requiere la integración de un profesional para que integre el equipo administrativo de UICN en Honduras.

El (la) Asistente Administrativo (a) se encargará de apoyar en los aspectos administrativos y logísticos de la oficina de país de UICN en Honduras. Se encargará del cumplimiento de las políticas y procedimientos administrativos, en particular aquéllos que se relacionan con los trámites y control de gastos referidos a viajes, reuniones, talleres y la contratación de bienes y servicios asociados a los proyectos. Importante mencionar que, la asistente administrativa dependerá directamente del representante de la oficina de país y tendrá un segundo reportaje con la oficial financiera de país. Coordinará actividades de manera estrecha con otros colegas administrativos y financieros de la oficina de país en Honduras y con personal del Hub de finanzas de la oficina regional de UICN (ORMACC).

RESPONSABILIDADES:

- Asistir al personal de la Oficina de País en Honduras en aspectos administrativos y logísticos basados en las normas y procedimientos de la UICN.
- Apoyo en la elaboración y control de los Planes Operativos Anuales (POAs)
- Registro de control de contratos en Smartsheet
- Registro de Control de ejecución presupuestaria y POA´s de los proyectos asignados
- Apoyo en la preparación de documentación para el envío y registro en ORMACC
- Subir transferencias a página del Banco
- Manejo de caja chica
- Control y mantenimiento vehicular (coordinación mantenimiento de vehículos y control de bitácoras)
- Preparar todas las solicitudes de acción administrativa contrataciones, adquisiciones, viajes, certificaciones, pagos, etc.); y visarlas con su conformidad asegurándose que estén acompañadas con la debida documentación de respaldo.
- En estrecha coordinación con el personal de la UICN desarrollar todos los procesos de contratación de servicios personales y/o de firmas, así como de adquisición de bienes y/o servicios, siguiendo las normas y procedimientos de la UICN.
- Mantener permanentemente registrada toda la información relacionada con la administración de los Proyectos, incluyendo el mantenimiento de archivos apropiados y actualizados y preparar los informes correspondientes o cualquier otro dentro de su área de competencia que se le solicite.
- Colaborar en la elaboración de rendiciones de viaje y apoyo a la realización de talleres de los diferentes proyectos.
- Cumplir con la estructura de control interno en coordinación estrecha con el departamento financiero de UICN.
- Coordinar acciones de colaboración con otros oficiales administrativos de los diferentes proyectos de la Oficina de País y de ORMACC.
- Apoyar al Representante de País en actividades administrativas y preparación, organización y desarrollo de reuniones.
- Mantener permanentemente actualizado un registro de inventario de los recursos físicos de la oficina de UICN en Honduras, dados en custodia a los diferentes equipos/grupos de trabajo, velando por el buen mantenimiento de estos.
- Supervisión del personal de servicios generales, asegurando el aseo de las oficinas, control de bioseguridad, mantenimiento de la oficina, control y compra de material de aseo, higiene de la oficina y compra de agua potable e insumos de oficina e insumos básicos.
- Coordinar los servicios de transporte y mensajería de la oficina.
- Control de correspondencia
- Realizar trabajos de recolección de datos y de mecanografiado y edición de textos, correspondencia, formularios administrativos y afines, utilizando herramientas informáticas como Word, Excel y Power Point.
- Recepción y atención a visitantes.
- Otras tareas que le sean encomendadas por el supervisor, dentro del área de su competencia.

Tenga en cuenta: Los presentes términos de referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.