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Asistente Administrativo de Proyecto

Vacante n°:   6352
Unidad:   -
Organización:   International Union for Conservation of Nature (IUCN)
Ubicación:   Oficina de País Honduras, Tegucigalpa, Honduras
  Oficina de Proyecto Santa Rosa de Copán
Reporta a:   Oficial Financiera - Administrativa de País - Honduras
Porcentaje de Trabajo:   100%
Grado:   A2
Fecha Esperada de Inicio:   16 de abril de 2023
Tipo de Contrato:   Indefinido
Fecha de Cierre:   30 de marzo de 2023
INTRODUCCIÓN
Sobre la UICN

Creada en 1948, la UICN es la red ambiental más grande y diversa del mundo, tiene como visión contribuir para un mundo justo que valora y conserva la naturaleza; cuya misión es influenciar, alentar y ayudar a las sociedades de todo el mundo a conservar la integridad y diversidad de la naturaleza y asegurar que todo uso de los recursos naturales sea equitativo y ecológicamente sostenible. La UICN cuenta con 6 comisiones mundiales que albergan una comunidad de expertos a nivel global en temas de ecosistemas, sobrevivencia de especies, políticas sociales, políticas y ambientales, derecho ambiental y áreas protegidas. La Comisión Mundial de Áreas Protegidas de la UICN, la conforma una red de más de 2,000 expertos en este tema de 140 países. La UICN ha impulsado las categorías de manejo de áreas protegidas que han adoptado la mayor parte de los países del mundo, incluyendo Honduras. También esta comisión junto a la de derecho ambiental y de políticas económicas y sociales han contribuido a construir los marcos conceptuales de los modos de gobernanza que se están aplicando en la mayoría de los países del mundo, incluyendo el modo de gobernanza de áreas protegidas por pueblos indígenas y comunidades locales aprobado en el 2008. Asimismo, la UICN es el ente asesor en temas ambientales de Naciones Unidas y del Comité de Patrimonio Mundial (Natural) de la UNESCO; en esta última asesora técnicamente en los procesos de nominación y monitoreo de estos sitios. La Unión Internacional para la Conservación de la Naturaleza, Oficina Regional para México, Centroamérica y el Caribe (UICN-ORMACC), a través de su oficina de País en Honduras actuará como socio co-implementador del proyecto “Paisajes agroforestales y manejo forestal sostenible que generen beneficios ambientales y económicos a nivel global y local”, que ejecuta la Secretaría de Energía, Recursos Naturales, Ambiente y Minas (MiAmbiente+) de Honduras, con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). La posición brindará apoyo a este proyecto y estará basada en Copán, Honduras.
DESCRIPCIÓN DE CARGO
La/el asistente administrativo estará a cargo de los procesos y acciones administrativas del Proyecto CONECTA+, en cumplimiento a las políticas y procedimientos administrativos y financieros de la UICN. Dará soporte logístico general, a la organización de talleres, reuniones y eventos de fortalecimiento de capacidades; el manejo y actualización de manuales y sistemas electrónicos y físicos de procedimientos, la actualización y ordenamiento de la documentación relativa a la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con las políticas de UICN y sus donantes, la preparación de contratos. Asimismo, dará apoyo en la organización y planificación de las actividades del proyecto, en coordinación con el equipo técnico y el Coordinador(a) de Proyecto.
Por ser una posición Administrativa, la misma tendrá un doble reporte, el coordinador del proyecto CONECTA+ y la Oficial Financiera-Administrativa de la Oficina de País en Honduras.



FUNCIONES

1.Organizar, dar soporte logístico y administrativo para el diseño e implementación de actividades de fortalecimiento de capacidades, reuniones, talleres, intercambios, encuentros.

2.Redactar, registrar y control físico y electrónico de documentos.

3.En acuerdo con el coordinador del proyecto, apoyar a la Oficial Financiera Administrativa de País en la elaboración de los reportes, pagos y traslado de fondos a organizaciones, proveedores y otros, si es requerido.

4.Preparar todas las solicitudes de acción administrativa contrataciones, adquisiciones, viajes, certificaciones, pagos, etc.); y visarlas con su conformidad asegurándose que estén acompañadas con la debida documentación de respaldo.

5.Realizar los procesos de contratación de servicios personales y/o de firmas, así como de adquisición de bienes y/o servicios, siguiendo las normas y procedimientos de la UICN.

6.Mantener permanentemente registrada toda la información relacionada con la administración de los proyectos, incluyendo la mantención de archivos apropiados y actualizados y preparar los informes establecidos correspondientes o cualquier otro dentro de su área de competencia que se le solicite

7.Colaborar en la elaboración de rendiciones de viaje y talleres del proyecto.

8.Cumplir con la estructura de control interno en coordinación estrecha con el departamento financiero de UICN

9.Llevar registro de control actualizado de contratos en la herramienta del Smartsheet

10.Llevar un registro de Control actualizado de la ejecución presupuestaria y POA´s del proyecto en el Smartsheet.

11.Apoyar a la elaboración del reporte técnico-financiero mensual de las actividades del proyecto en la herramienta del Smartsheet.

12.Manejo de caja chica asignada al proyecto.

13.Control y mantenimiento vehicular (coordinación mantenimiento de vehículos asignados al proyecto y control de bitácoras

14.Preparar informes dentro de su área de competencia y garantizar el registro oportuno en el sistema.

15.Mantener permanentemente actualizado un registro de inventario de los recursos físicos de la oficina de UICN en Honduras, dados en custodia a los diferentes equipos/grupos de trabajo, velando por el buen mantenimiento de estos.

16.Mantener permanentemente actualizado el control de salida de equipo para uso en las actividades de campo.

17.Supervisar la aplicación de las medidas de bioseguridad, higiene, aseo y mantenimiento de oficina, control y compra de insumos para la oficina.

18.Coordinar los servicios de transporte y mensajería de la oficina.

19.Realizar trabajos de recolección de datos, digitación y edición de textos, correspondencia, formularios administrativos y afines, utilizando herramientas informáticas como Word, Excel y Power Point

20.Recepción y atención a visitantes.

21.Apoyar en la elaboración y control de los planes operativos anuales de los proyectos en implementación de la oficina país

22.Contribuir con la preparación de material de divulgación, minutas y memorias de eventos.

23.Apoyar en la elaboración de términos de referencia (formato) y seguimiento operativo a los convenios y consultorías para la implementación de las diversas actividades de los proyectos.

24.Apoyar al Coordinador del Proyecto y miembros del equipo en la organización e implementación de actividades.

25.Apoyar la provisión de información financiera y/o administrativa pertinente y oportuna para la planificación y monitoreo de las actividades de los proyectos.

26.Dar seguimiento al cumplimiento de fechas críticas con proveedores de servicio, asegurando que cumplan con los procedimientos administrativos y financieros establecidos en las políticas y normas de la UICN

27.Participar en reuniones de personal del proyecto CONECTA+ convocadas por el coordinador del proyecto, la oficial financiera y/o en reuniones convocadas por el Representante de la Oficina de País o personal de ORMACC.

28.Apoyar procesos administrativos afines que impulse la oficina de UICN en Honduras

29.Otras funciones de orden administrativa y de control interno que a juicio de sus jefes inmediatos sean necesarias para la buena ejecución de los proyectos en Honduras.

La descripción del trabajo anterior contiene las principales funciones y tareas para este puesto. Sin embargo, debido a la naturaleza cambiante de la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a emprender otras tareas que se les asignen razonablemente
REQUERIMIENTOS
  • Título universitario o en curso de nacionalidad hondureña o residente en el país, en disciplinas como la administración, finanzas, contabilidad o campo similar.

• Al menos 2 años de experiencia como asistente administrativo/contable o puestos similares, en particular en la ejecución de proyecto de conservación y/o desarrollo sostenible.

• Capacidad para relacionarse con equipos multidisciplinarios, organizaciones, sectores, incluyendo representativos de pueblos indígenas.

• Alta capacidad de organización y propositiva.

• Facilidad de expresión escrita y oral.

• Capacidad para entender, aplicar y transmitir las normas y pautas de los manuales de procedimientos y uso de herramientas administrativas electrónicas.

• Conocimiento del idioma inglés será considerado como ventaja

• Habilidad para trabajar bajo presión.

• Sensibilidad social, cultural, ambiental y de género.

• Habilidades en la solución de problemas, creatividad, iniciativa e innovación.

• Manejo de herramientas de cómputo (sistemas administrativos en línea (por ejemplo: SAP, NAV, otros), word, excel, power point, google drives, Dropbox, etc.).

• Conocimiento de la herramienta Smartsheet es un plus.

• Se valorará positivamente que la o el aplicante resida en la Ciudad de Santa Rosa de Copan, Honduras.

• Disposición para desplazarse de su lugar de trabajo a otras zonas del país.

• Disponibilidad para trabajar tiempo completo

• Disponibilidad inmediata.

• Deseable contar con licencia de conducir.
POSTULACIONES

Para postular a una posición a través del "Sistema de gestión de recursos humanos" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón "Apply".

Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.

Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: https://www.iucn.org/involved/jobs/


Acerca de la UICN

La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.

Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1400 organizaciones Miembro y los aportes de alrededor de 16 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.

La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.

La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.

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