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Asistente Ejecutivo y Oficial de enlace para la Oficina de la Dirección Regional UICN-ORMACC
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Bajo la supervisión de la Directora Regional para la Oficina de México, América Central y el Caribe, el/la Asistente Ejecutiva brindará apoyo estratégico la Oficina de la Directora Regional
(ODR) contribuyendo a la eficiencia y eficacia de las labores de la ODR. Entre las responsabilidades de este puesto se encuentra la gestionar el flujo correcto y oportuno de información con actores internos y externos a la UICN, coordinar la agenda diaria de la DR, asegurar la planificación costo-efectiva de viajes y misiones de la DR tanto dentro como fuera de la Región, servir de punto de contacto para gestiones específicas, entre otras.
Funciones Generales:
- Gestionar el flujo de información de manera oportuna desde la ODR y a lo externo.
- Coordinar y manejar la Agenda de la ODR, promoviendo la alineación estratégica a las prioridades institucionales y coordinando los insumos necesarios con las áreas de programa y servicios corporativos.
- Manejar la carpeta electrónica de documentos relevantes a la DR.
- Asegurar una planificación costo-efectiva de los viajes y misiones de la DR
- Asegurar el cumplimiento de requerimientos administrativos de la DR, en particular coordinando el cumplimiento de las políticas de la UICN.
- Seguimiento y monitoreo de actividades de índole programática, administrativas y operativas de la ODR
- Estar al tanto de la cultura, estructura y política organizativa de la UICN para asesorar la ODR.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS:
-Coordinar la revisión, control de calidad y respuesta oportuna y ágil, de las solicitudes y documentos recibidos en la Oficina de DR para trámite y/o firma de la Dirección, incluyendo entre
otros, correspondencia oficial (entrante y saliente), comunicados de prensa, artículos, presentaciones, firma de documentos y cualquier otro documento o solicitud que ingrese a la DR.
-Coordinar la logística y contenido requerido de las misiones y viajes de la DR y brindar apoyo estratégico según sea requerido (presencial o virtual); procurando el costo-efectividad y
garantizando el apego a la Política de Viajes de la UICN.
-Preparar toda la documentación e informes de gastos y viajes correspondientes.
-Garantizar de forma oportuna la preparación de notas de briefing y otro material necesario durante reuniones, misiones y/o viajes de la DR, recopilando los insumos del personal responsable.
-Organizar la logística, tomar notas y minutas de reuniones estratégicas de la DR y dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos.
-Preparar y apoyar a la DR durante visitas oficiales de delegaciones, donantes, miembros, socios estratégicos a la Oficina de ORMACC.
-Actuar de punto focal para el seguimiento de asuntos delegados por la DR.
-Coordinar la recopilación de información necesaria en asuntos emergentes puntuales, delegados por la DR.
-Organizar, tomar las minutas y dar seguimiento a la implementación de acuerdos y decisiones emergentes de las reuniones de Grupo Regional Estratégico Gerencial (GREG).
-Apoyar a la preparación y seguimiento de acuerdos del Comité Ejecutivo ORMACC (ExCo).
-Coordinar y dar seguimiento a las reuniones del Grupo Regional de Emergencias (GRE)
-Asistir a la DR en el desarrollo e implementación de herramientas de comunicación interna desde la ODR, incluyendo la organización logística y contenido de reuniones estilo TownHall, boletines de comunicación interna, etc; en coordinación con la Unidad de Recursos Humanos y/o comunicaciones, según sea apropiado.
-En coordinación con la Unidad de Membresía, apoyar a la DR en la planificación y organización estratégica del Foro Regional de la Conservación y otros eventos relacionados al fortalecimiento de la Unión.
-Canalizar y dar seguimiento en tiempo y forma a requerimientos por parte de la prensa, en coordinación con la Unidad de Comunicaciones.
-En coordinación con la Unidad de Comunicaciones y Gerencia de Programa, garantizar la elaboración en tiempo y forma del informe trimestral de logros de ORMACC.
-Informar a DR sobre el desempeño institucional según las herramientas aplicadas desde la Sede (scorecard) y dar seguimiento con el personal a cargo.
-Diseminar información, instrucciones y directrices a Staff de UICN según requerido por la DR.
La descripción del puesto anterior contiene los principales deberes y responsabilidades de este puesto. Sin embargo, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su
enfoque del trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de la descripción habitual de su trabajo. Cuando alguna tarea se
convierta en una parte regular de las responsabilidades de un empleado, la descripción del trabajo se cambiará en consulta con el empleado y el Grupo de Gestión de Recursos Humanos.
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• Al menos 5 años de experiencia en puestos similares. • Título universitario en carreras de gerencia, relaciones internacionales, ciencias políticas, ciencias sociales, ambientales o afines. Estudios de post-grado serán considerados una ventaja. • Perfecto dominio del idioma español e inglés en sus formas oral y escrita • Flexibilidad para viajar fuera dentro de la región • Excelentes habilidades de redacción y síntesis • Habilidad de trabajar bajo presión en entornos poco estructurados y/o cambiantes • Trabajo en equipo: Capacidad para trabajar con equipos multiculturales y multidisciplinarios así como contacto con comunidades locales y pueblos indígenas, cuando sea pertinente • Alta capacidad de organización y planificación: persona orientada a resultados y alta proactividad • Discreción y confidencialidad • Habilidades de comunicación: Claridad, enfoque y empatía • Actitud positiva: Excelentes relaciones interpersonales, capacidad de adaptación, tolerancia a la presión y manejo de conflictos • Honestidad y ética profesional |
Para postular a una posición a través del "Sistema de gestión de recursos humanos" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón "Apply".
Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.
Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: https://www.iucn.org/involved/jobs/
Acerca de la UICN
La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.
Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1400 organizaciones Miembro y los aportes de alrededor de 16 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.
La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.
La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.
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