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Asistentencia Administrativa: Proyecto "Fortalecimiento de la resiliencia de los medios de vida ante el cambio climático en las cuencas altas del Altiplano de Guatemala"

Vacante n°:   6869
Unidad:   -
Organización:   International Union for Conservation of Nature (IUCN)
Ubicación:   Oficina de País Guatemala, Guatemala City, Guatemala
  Oficina de Proyecto: Quetzaltenango
Reporta a:   Oficial Financiero Administrativo
Porcentaje de Trabajo:   100%
Grado:   A2
Fecha Esperada de Inicio:   1 de julio de 2024
Tipo de Contrato:   Indefinido
Fecha de Cierre:   17 de junio de 2024
INTRODUCCIÓN
La Unión Internacional para la Conservación de la Naturaleza (UICN) es la organización medioambiental global más grande y más antigua del mundo, con más de 1.000 profesionales en 45 oficinas alrededor del mundo.

Durante más de 30 años, la Oficina Regional de la UICN para México, América Central y el Caribe (ORMACC) implementa y ejecuta proyectos junto a Miembros y aliados en su mayoría de países de la región, ya sea en comunidades locales específicas y pueblos indígenas o en áreas de trabajo que incluyen más de un país o incluso zonas terrestres, costeras o marinas.

UICN en Guatemala cuenta con una oficina nacional, donde se implementa y ejecuta programas, y/o proyectos en coordinación con los miembros y organizaciones gubernamentales como: Ministerio Ambiente y Recursos Naturales (MARN), Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación (MAGA), Consejo Nacional de Áreas
protegidas (CONAP), Instituto Nacional de Bosques (INAB), Instituto Nacional de Sismología, Vulcanología, Meteorología e Hidrología (INSIVUMEH), así como otras dependencias del gobierno y ONGs que tienen relación con los recursos Naturales.
La UICN desarrollará el proyecto denominado “Fortalecimiento de la resiliencia de los medios de vida ante el cambio climático en las cuencas altas del Altiplano de Guatemala”, el cual tiene como objetivo reducir los impactos del cambio climático en el ciclo hidrológico en cuencas hidrográficas del Altiplano de Guatemala,
mediante el escalamiento de acciones de Adaptación basada en Ecosistemas (AbE). Esto contribuirá a mejorar la recarga y producción de agua, así como la resiliencia al cambio climático por parte de la población y de los ecosistemas.

El proyecto se ejecutará en conjunto con el Ministerio del Ambiente y Recursos Naturales (MARN), la Fundación para la Conservación de los Recursos Naturales y Ambiente en Guatemala (FCG) y el Instituto de Investigación y Proyección sobre Ambiente Natural y Sociedad (IARNA). Entre las instituciones y sectores
beneficiarios se encuentran el Instituto Nacional de Bosques (INAB), el Instituto Nacional de Sismología, Vulcanología, Meteorología e Hidrología (INSIVUMEH), el Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación (MAGA); así como municipalidades locales y organizaciones y cooperativas comunitarias.

El proyecto se desarrollará bajo tres componentes:
1) El manejo integrado de cuencas climáticamente inteligente, adaptado al contexto local del Altiplano. Este componente abordará las prácticas no sostenibles de uso de la tierra que prevalecen en las cuencas
seleccionadas. Se realizarán acciones de restauración en cuencas hidrográficas clave, cuya degradación en el contexto del cambio climático amenaza el suministro de servicios eco sistémicos básicos –principalmente el agua– lo que reduce aún más los medios de vida de las comunidades presentes y futuras. Además, se
promoverá el fortalecimiento de las capacidades locales a nivel gubernamental y comunitario, específicamente entre los proveedores de servicios de extensión técnica a los agricultores locales.

2) El financiamiento para la gestión de cuencas por parte de organizaciones comunitarias mediante la canalización de recursos hacia áreas prioritarias. Este resultado se enfoca en la implementación de acciones climáticas por parte de comunidades en áreas prioritarias. Las principales actividades en este componente
son:
i) adjudicación y ejecución de donaciones medianas a organizaciones comunitarias de segundo nivel;
ii) adjudicación y ejecución de pequeñas subvenciones para organizaciones de base.

3) La información sobre el clima brindada a agricultores y otras partes interesadas. Este resultado mejorará el
acceso a la información sobre el clima en múltiples niveles y múltiples partes interesadas.

En función de lo anterior se conformará un equipo de trabajo para poder implementar el proyecto. Los
presentes términos de referencia son para la contratación del/a Asistente Administrativo/a.
DESCRIPCIÓN DE CARGO
Bajo la dirección del Oficial Financiero de País y Coordinador de Proyecto, el/la Asistente Administrativo/a proporcionará servicios administrativos, logísticos y de soporte de adquisiciones a la unidad operativa en concordancia con las políticas y procedimientos de la UICN en el marco del convenio de cooperación con KOICA, así como en el marco del AMA y del FAA con el Green Climate Fund (Fondo Verde para el Clima, GCF por sus siglas en inglés). Y garantizará el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos de la UICN-ORMACC en todas las actividades y procesos del proyecto.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES:

Bajo la dirección del Oficial Financiero de País y Coordinador de Proyecto, el/la asistente administrativo/a deberá garantizar
una ejecución eficiente de los procesos administrativos de la Oficina de la UICN en Quetzaltenango,
con énfasis en el fondo de pequeñas y medianas donaciones (en adelante denominado como El
Fondo) en concordancia con las políticas y procedimientos de la UICN en el marco del convenio de
cooperación con KOICA, así como en el marco del AMA con el Fondo Verde para el Clima.
Esta persona será la responsable del monitoreo administrativo del componente de pequeñas y
medianas donaciones.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS:

1. Solicitar cotizaciones de bienes y servicios y cumplir con todos los requerimientos institucionales y del donante.
2. Apoyar la organización de reuniones y talleres locales, nacionales y regionales, incluida la gestión del apoyo logístico general (es decir, reservas de hotel, arreglos de lugar y restauración, compra de boletos de avión, redacción y preparación de invitaciones, etc.)
3. Realizar tareas de recepción, atender necesidades de los participantes en talleres y/o capacitaciones y control de suministros.
4. Preparar documentos tales como contratos y acuerdos de consultoría; acompañar los procesos internos de aprobación de los mismos.
5. Preparar solicitudes de pago generales para proveedores de servicios, consultorías y acuerdos de implementación.
6. Ingresar todas las gestiones administrativas en los controles internos en Smartsheet, siguiendo las guías y protocolos de uso.
7. Llevar control de los contratos del proyecto en la herramienta Smartsheet
8. Control y seguimiento de los procesos de desembolso de contratos y acuerdos mediante el seguimiento de los plazos de los productos.
9. Preparar la correspondencia para su distribución por correo electrónico o correo ordinario.
10. Brindar asesoría y capacitación sobre los procesos de adquisiciones y procedimientos administrativos de la UICN al personal técnico y entidad ejecutora si fuera necesario.
11. Atender y brindar orientación administrativa efectiva al personal técnico del proyecto y entidades ejecutoras.
12. Asegurar el cumplimiento de los aspectos administrativos requeridos tanto a nivel institucional, como a nivel del donante.
13. Velar por óptimas condiciones y administración de oficina de proyecto en Quetzaltenango.
14. Llevar un control de las bitácoras de los vehículos asignados en la oficina de Quetzaltenango
15. Responsable de la administración y control del fondo de caja chica
16. Apoyo en la administración y control del mobiliario, equipo y vehículos en oficina de Quetzaltenango.
17. Cualquier otra labor que solicite su superior inmediato relacionado a las funciones del cargo.

Tenga en cuenta: Los presentes Términos de Referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.
REQUERIMIENTOS
  • Disponibilidad para residir en la Ciudad de Quetzaltenango.

• Al menos 2 años de experiencia en asistencia administrativa y deseable experiencia en manejo de proyectos de Cooperación internacional.

• Cierre de pensum o estudiante últimos años en Administración de Empresas, Finanzas, Ciencias Sociales, Contabilidad o carrera a fin.

• Experiencia con programas de donaciones (gestión y seguimiento de convenios, seguimiento administrativo, etc.) sería una ventaja.

• Habilidades básicas orales y escritas en inglés.

• Habilidad para trabajar bajo presión.

• Conocimiento de herramienta Smartsheet es un plus.

• Experiencia en manejo de sistemas contables como SAP, ERP o NAV es un plus.

• Licencia de conducir vigente.

• Competente en el uso de aplicaciones de correo electrónico, Internet y MS Office (MS Word / Excel / PowerPoint, etc.).

• Demostrar excelentes habilidades interpersonales, incluida la capacidad de trabajar en un entorno multicultural y establecer relaciones de trabajo efectivas tanto dentro como fuera de la organización.

• Disponibilidad para viajar nacional e internacionalmente, cuando sea necesario.

• Persona proactiva, responsable y entusiasta.

• Capacidad comprobada para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.

• Capacidad para manejar situaciones complejas y proporcionar soluciones.
POSTULACIONES

Para postular a una posición a través del "Sistema de gestión de recursos humanos" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón "Apply".

Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.

Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: https://www.iucn.org/involved/jobs/


Acerca de la UICN

La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.

Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1400 organizaciones Miembro y los aportes de alrededor de 16 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.

La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.

La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.

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