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Secrétaire de Direction
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- L’exécution de tous les travaux de secrétariat (courrier arrivée et départ, initiation des courriers, classement des dossiers, dispatching des appels, organisation du secrétariat, de la saisie des documents, etc.) ;
- la gestion du calendrier des rendez-vous du Chef du Programme, (y compris la mise en jour hebdomadaire de l’agenda du chef de programme) ;
- la gestion du programme et du plan de vol du chef de programme et de la chargée de programme (réservation et achats de billet, réservations d’hôtels, demandes de visas, etc.) ;
- la gestion des communications téléphoniques du standard;
- la gestion du courrier du bureau y compris la messagerie électronique générale du Bureau et veiller à sa bonne marche;
- la rédaction du compte-rendu hebdomadaire du staff meeting ;
- tenue à jour de la caisse menue dépenses (petite caisse) ; tenue en respect du paiement et du niveau de la caisse menue dépenses dans la limite autorisée par le Chef de Programme ;
- La ventilation / dispatching des chèques
- Organiser les séminaires, ateliers et réunions du genre, en rapport avec le Service Administratif et Financier et les structures externes concernées ;
- Gérer les rapports du Bureau avec les hôtels, les agences de voyage et les agences de location de véhicules ;
- Tenir à jour une liste d’hôtels pour les personnes en mission et assurer les réservations ;
- la supervision, la coordination et le contrôle du travail de l’agent de liaison ;
- la supervision des stagiaires du Secrétariat ;
- l’exécution de toutes autres tâches relevant de ses compétences que le staff, notamment le Chef de Programme, la chargée de programme et le Responsable Administratif et Financier, pourra lui confier.
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• Être titulaire d’un DUT option Secrétariat - Avoir au minimum 4 ans d’expérience justifiée dans le domaine du Secrétariat ou de l’assistance administrative au sein de structures de référence; - Etre bilingue (anglais-français) et disposer d’une attestation de niveau d’anglais, - Avoir une excellente connaissance des outils informatiques de bureau et de communication électronique ; - Etre de bonne moralité ; - Avoir un esprit d’équipe ; - Etre disposer à effectuer des déplacements sur le terrain - Pouvoir travailler sous pression ; - Savoir prendre des initiatives et rendre compte ; - Etre immédiatement disponible. - Être âgé de 40 ans maximum au 31 décembre 2016 ; |
Les personnes intéressées sont priées de postuler par le biais du "Système de gestion des ressources humaines", en ouvrant l'annonce de poste vacant et cliquant sur le bouton "Apply".
Chaque candidat(e) doit créer son propre compte dans le système. Aucune postulation ne sera acceptée aprés la date de clôture. Les candidatures sont recevables jusqu'à 24h00 en Suisse (GMT + 1h / GMT + 2h pendant la période d'heure d'été, DST). Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront personnellement contactés pour participer aux entretiens.
D'autres postes vacants sont annoncés sur le site web de l'UICN: https://www.iucn.org/involved/jobs/
À propos de l’UICN
L’UICN est une union de Membres composée de gouvernements et d’organisations de la société civile. Elle offre aux organisations publiques, privées et non-gouvernementales les connaissances et les outils nécessaires pour que le progrès humain, le développement économique et la conservation de la nature se réalisent en harmonie.
Créée en 1948, l’UICN s’est agrandie au fil des ans pour devenir le réseau environnemental le plus important et le plus diversifié au monde. Elle compte avec l’expérience, les ressources et le poids de ses plus de 1400 organisations Membres et les compétences de ses environ 16 000 experts. Elle est l’un des principaux fournisseurs de données, d’évaluations et d’analyses sur la conservation. Sa taille lui permet de jouer le rôle d’incubateur et de référentiel fiable de bonnes pratiques, d’outils et de normes internationales.
L’UICN offre un espace neutre où diverses parties prenantes – gouvernements, ONG, scientifiques, entreprises, communautés locales, groupes de populations autochtones, organisations caritatives et autres – peuvent travailler ensemble pour élaborer et mettre en œuvre des solutions pour lutter contre les défis environnementaux et obtenir un développement durable.
Travaillant de concert avec de nombreux partenaires et soutiens, l’UICN met en œuvre un portefeuille vaste et divers de projets liés à la conservation dans le monde. Associant les connaissances scientifiques les plus pointues et le savoir traditionnel des communautés locales, ces projets visent à mettre un terme à la disparition des habitats, à restaurer les écosystèmes et à améliorer le bien-être des populations.
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