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sábado 20 de abril de 2024, from 6:00 to 10:00 CEST (UTC+02:00)
Asistente de Administración y Servicios Generales
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Responsabilidades/Tareas:
ACTIVOS FIJOS
• Responsable del registro en el Master de Activos en Smartsheet y asignación de códigos de activo de todos los bienes adquiridos con fondos de proyectos y fondos restringidos.
• Encargado de la toma física semestral de los bienes y activos de la Oficina Regional.
• Encargado de la elaboración, actualización y firma de Actas de Responsabilidad de los funcionarios y solicitar su firma por medio de DocuSign.
• Encargado de la revisión y elaboración de actas y listados de activos para desecho en coordinación con el responsable de IT.
• Responsable de los trámites de préstamo, cuido y mantenimiento de la flotilla vehicular (Mantenimientos preventivos, permisos de circulación, revisiones técnicas, etc).
• Responsable de trámites ante organizaciones estatales (Registro de la Propiedad, Ministerio de Hacienda, Ministerio de Relaciones Exteriores Relaciones Exteriores) relacionados a trámites de vehículos de Misión Internacional y Nacionalizados (compras, ventas, pagos de impuestos, gestión trámites de salida del país)
SERVICIOS GENERALES:
• Elaboración del Rol Anual de los Guardas de Seguridad y validación con la Coordinación de Administración y Servicios Generales.
• Encargado de verificar el adecuado uso y funcionamiento de las instalaciones y reportar y coordinar mejoras y reparaciones con el arrendante del edificio y/o proveedores.
• Encargado de gestionar los servicios de mantenimiento que sean requeridos (mensuales, semestrales o anuales) solicitando las cotizaciones a proveedores de mantenimientos varios (aires acondicionados, equipos, cámaras de seguridad, cerca eléctrica, alarma, jardinería, etc) y solicitar la debida aprobación a la Coordinadora de Administración y Servicios Generales para su contratación y gestionar a nivel de sistema los procedimientos correspondientes para su contratación y pago (RQ, PO, Sign Off, cotizaciones, Orden de Compra, etc)
• Encargado de mantener el inventario actualizado de Suministros de Oficina y Suministros de Limpieza y Cocina de forma mensual y realizar los pedidos ante los proveedores para el abastecimiento correspondiente.
• Encargado de revisar y coordinar con las diferentes unidades las necesidades de suministros de oficina y suministros de limpieza y gestionar las compras correspondientes, solicitando las debidas cotizaciones, elaborando cuadros comparativos y las respectivas solicitudes en el Web Client (RQ y POs).
• Encargado de entregar a Finanzas la documentación correspondiente para los pagos relacionados a trámites bajo su responsabilidad.
• Encargado de solicitar a los proveedores la información necesaria para su registro en el Sistema NAV (información legal y bancaria) y solicitar a Finanzas la apertura de código del proveedor.
• Encargado de actualizar y solicitar información a los asistentes administrativos de ORMACC para la preparación de un Listado Regional de Proveedores de Bienes y Servicios.
• Encargado de realizar las gestiones administrativas (elaboración de RQ, BPO y/o PO) para el pago de gastos mensuales relacionados con Alquiler de la Oficina Regional, Servicios Básicos (Agua, Electricidad, Telefonía e Internet) y gastos de mantenimientos varios.
• Encargado del mantenimiento y control de bodegas.
MENSAJERIA
• Encargado de trámites de mensajería (entrega y retiro de documentos/paquetes, trámites ante entidades bancarias)
• Revisión semanal de casillero de correo postal
TRASLADOS
• Encargado del traslado de Personal de UICN y/o visitantes a reuniones fuera de la Oficina, aeropuerto o giras dentro del territorio nacional.
• Encargado de traslados frecuentes de la Directora Regional y personal de apoyo según requerimientos y agenda de trabajo.
OTROS
• Otras actividades propias de su puesto o que le sean asignadas por su supervisor inmediato.
Tenga en cuenta: Los presentes términos de referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.
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• Técnico o estudiante en Administración de Empresas o carrera a fin • Experiencia de al menos 2 años en trabajo de organismos internacionales. • Conocimiento y manejo de paquetes computacionales (Word, Excel, Correo Electrónico, Skype for Business, Smartsheet). • Experiencia de al menos 5 años en manejo de activos, búsqueda y contratación de servicios de proveeduría, servicios de mantenimiento de edificios y vehiculares. • Licencia al día B1 y C2 • Disponibilidad para trabajar en diferentes horarios • Deseable: conocimiento básico del idioma inglés • Deseable: conocimiento del sistema Microsoft Navision (NAV) |
Para postular a una posición a través del "Sistema de gestión de recursos humanos" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón "Apply".
Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.
Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: https://www.iucn.org/involved/jobs/
Acerca de la UICN
La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.
Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1400 organizaciones Miembro y los aportes de alrededor de 16 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.
La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.
La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.
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