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ASSISTANT(E) Administratif(VE) ET FINANCIER(E) Guinée Bissau
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Tenir à jour la comptabilité conformément au manuel de procédures de l’UICN et aux dispositions des conventions de financement ;
•Assurer le suivi et le maintien du système comptable du bureau ;
•Assister le Chef de programme dans l’exécution des tâches administratives ;
•Organiser et gérer de manière judicieuse les équipements et matériels du bureau ;
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
1. Comptabilité et finances
•Tenir la comptabilité dans le système ERP ;
•Effectuer les rapprochements bancaires à la fin de chaque mois ;
•Effectuer le classement et l’archivage des pièces comptables suivant les systèmes établis;
•Editer et transmettre les détails des transactions du Programme et celles des projets respectivement au Chef de programme, au Chargé de programme et aux Coordonnateurs des projets ;
•Elaborer, s’assurer de la qualité des informations financières et transmettre suivant les périodes contractuelles les rapports financiers du Programme et des projets ;
•Préparer, en rapport avec le Chef de programme et le Chef régional des finances, le budget annuel du programme, conformément aux instructions budgétaires envoyées par le siège ;
•Suivre régulièrement l'exécution financière et effectuer des analyses succinctes des situations budgétaires ;
•Calculer et imputer mensuellement les « staff time » et les frais de gestion des projets;
•Effectuer l’inventaire de fin d’année (immobilisations, stocks, amortissements) du programme et de tous les projets;
•Effectuer les travaux de clôture des comptes à mi-parcours et en fin d’année.
•Préparer et faciliter le déroulement des audits et mettre en œuvre les recommandations retenues des audits.
2. Administration générale
•Tenir à jour un registre et un fichier des immobilisations et des stocks du bureau ;
•Suivre et évaluer périodiquement l'état des stocks, et préparer les demandes d'achat ;
•Superviser l’entretien et la maintenance des équipements et matériels de bureau ;
•Initier les contrats des prestataires en rapport avec le Chef de programme, le chargé de programme et les Coordonnateurs des projets.
3. Administration du personnel
•Apporter un appui dans le processus de recrutement du personnel. Tenir à jour les dossiers du personnel à travers un classement rigoureux
•Préparer en rapport avec l’unité des Ressources Humaines du bureau régional les documents requis lors des prises de service, des promotions, des nominations, des affectations, des absences, des départs etc.
•Aider à la mise à jour des termes de références
•Etablir les attestations de congé
•Veiller à l’établissement de la paie et contrôle des états de salaire avant imputation.
•Distribution et classement des états et bulletins de paie
•Préparation et règlement des déclarations sociales et fiscales sur les salaires
•Déclaration d’emploi d’un travailleur non encore immatriculé
•Etablissement et transmission de bulletin d’entrée et de sortie à l’Institut Nationale de Prévoyance Sociale
•Administrer le système de gestion des Ressources Humaines (HRMS)
•Faire toutes autres formalités requises auprès des services administratifs pour le personnel étranger
4. Trésorerie et Opérations diverses
•Etablir et envoyer à temps les demandes de fonds au bureau régional ;
•Assurer une gestion efficace de la trésorerie en coopération avec le Chef de programme, le chargé de programme et les Coordonnateurs des projets;
5. Autres :
•Assurer toutes autres tâches ponctuelles à la demande de son supérieur hiérarchique
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• - Etre titulaire d'un diplôme d'études supérieures de niveau BAC+3 en gestion. - Avoir au minimum 3 ans d’expériences professionnelles, - Avoir une expérience en comptabilité et gestion financière des projets financés par les bailleurs de fonds internationaux - Avoir une expérience en matière de gestion administrative du personnel - Maîtriser les différentes techniques comptables et les outils informatiques de gestion ; la connaissance de ERP NAV est un atout. - Grande discrétion sur l'ensemble de l'information stratégique et financière ; - Ouverture d'esprit; - Sens de communication et bonnes qualités relationnelles ; - Rigoureux et précis dans le travail ; - Forte capacité d’organisation ; - Avoir une parfaite maitrise du français et un bon niveau en anglais surtout en rédaction et compréhension de texte. - Autonomie dans le travail et aptitude au travail en équipe multiculturelle ; - Etre d’une grande disponibilité ; - Savoir gérer le stress ; - Haut degré d’initiative et motivation personnelle |
Les personnes intéressées sont priées de postuler par le biais du "Système de gestion des ressources humaines", en ouvrant l'annonce de poste vacant et cliquant sur le bouton "Apply".
Chaque candidat(e) doit créer son propre compte dans le système. Aucune postulation ne sera acceptée aprés la date de clôture. Les candidatures sont recevables jusqu'à 24h00 en Suisse (GMT + 1h / GMT + 2h pendant la période d'heure d'été, DST). Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront personnellement contactés pour participer aux entretiens.
D'autres postes vacants sont annoncés sur le site web de l'UICN: https://www.iucn.org/involved/jobs/
À propos de l’UICN
L’UICN est une union de Membres composée de gouvernements et d’organisations de la société civile. Elle offre aux organisations publiques, privées et non-gouvernementales les connaissances et les outils nécessaires pour que le progrès humain, le développement économique et la conservation de la nature se réalisent en harmonie.
Créée en 1948, l’UICN s’est agrandie au fil des ans pour devenir le réseau environnemental le plus important et le plus diversifié au monde. Elle compte avec l’expérience, les ressources et le poids de ses plus de 1400 organisations Membres et les compétences de ses environ 16 000 experts. Elle est l’un des principaux fournisseurs de données, d’évaluations et d’analyses sur la conservation. Sa taille lui permet de jouer le rôle d’incubateur et de référentiel fiable de bonnes pratiques, d’outils et de normes internationales.
L’UICN offre un espace neutre où diverses parties prenantes – gouvernements, ONG, scientifiques, entreprises, communautés locales, groupes de populations autochtones, organisations caritatives et autres – peuvent travailler ensemble pour élaborer et mettre en œuvre des solutions pour lutter contre les défis environnementaux et obtenir un développement durable.
Travaillant de concert avec de nombreux partenaires et soutiens, l’UICN met en œuvre un portefeuille vaste et divers de projets liés à la conservation dans le monde. Associant les connaissances scientifiques les plus pointues et le savoir traditionnel des communautés locales, ces projets visent à mettre un terme à la disparition des habitats, à restaurer les écosystèmes et à améliorer le bien-être des populations.
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