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Asistente administrativo y financiero “Programa de Biodiversidad Enlazando el Paisaje Centroamericano”

Vacante n°:   5285
Unidad:   -
Organización:   International Union for Conservation of Nature (IUCN)
Ubicación:   , San Salvador, El Salvador
Reporta a:   Gerente Regional de Portafolio de Proyectos
Porcentaje de Trabajo:   100%
Grado:   A3
Fecha Esperada de Inicio:   1 de marzo de 2020
Tipo de Contrato:   Indefinido
Fecha de Cierre:   1 de marzo de 2020
INTRODUCCIÓN
DESCRIPCIÓN DE CARGO
El ámbito geográfico de trabajo del asistente administrativo-financiero será el paisaje 2, compuesto por las siguientes áreas protegidas y sus áreas de conectividad; Área Natural Manglar de Barra de Santiago y Área Natural Protegida Complejo Los Cóbanos, en El Salvador.
El/la asistente administrativo-financiero estará directamente bajo la supervisión de la coordinación regional del programa y dará soporte logístico general en el paisaje 2, a la organización de talleres, reuniones y eventos de fortalecimiento de capacidades; el manejo y actualización de manuales y sistemas electrónicos y físicos de procedimientos, facilitar la gestión administrativa de las de bienes y servicios, elaboración de informes financieros, procesos de compra de bienes y servicios requeridos para el desarrollo de las actividades del Programa de acuerdo con las políticas de UICN y KfW.
Asimismo, dará apoyo y contribuirá con la organización de las actividades para el/la Coordinador (a) Regional, al equipo de trabajo y consultores. Su rol se focalizará en facilitar procesos administrativos para llevar a cabo todas las actividades y resultados programados. Esta persona trabajará en estrecha colaboración con el oficial financiero regional del Programa.
Funciones:
1.La persona contratada deberá desarrollar todos los procesos de contratación de servicios personales y/o de firmas, así como de adquisición de bienes y/o servicios, siguiendo las normas y procedimientos de la UICN y KfW. En particular asegurar la calidad de los TDR de adquisiciones de bienes y servicios y otras normas técnico/administrativas, lo anterior en estrecha coordinación con el/la Coordinador (a) Regional, el Asesor Técnico Territorial (ATT) del paisaje 1 y con las organizaciones socias del Programa.
2.Organizar, dar soporte logístico y administrativo para el diseño e implementación de actividades de fortalecimiento de capacidades, reuniones, talleres, intercambios, encuentros.
3.Gestionar cotizaciones de bienes y servicios, revisar perfil de los proveedores, elaborar cuadros comparativos en el caso que aplique, solicitar facturas y otra documentación necesaria para realizar los pagos correspondientes.
4.Redactar, registrar y llevar el control físico y electrónico de documentos requeridos para cada proceso de adquisición de un bien o servicio
5.Manejar las comunicaciones telefónicas y electrónicas.
6.Apoyar a el/la asistente financiera en la elaboración de los reportes, pagos y traslado de fondos a organizaciones.
7.Preparar todas las solicitudes de acción administrativa (contrataciones, adquisiciones, viajes, certificaciones, pagos, etc.); y asegurar que cumplan con los procedimientos de UICN y de KfW.
8.Contribuir con la organización, tramitología y liquidación de viajes al personal y consultores de acuerdo con procedimientos UICN y KfW.
9.Mantener permanentemente registrada toda la información relacionada con la administración del Programa, incluyendo archivos apropiados y actualizados.
10.Mantener los archivos del Programa con la documentación base necesaria, convenio, presupuesto, informes mensuales, auditorías, etc.
11.Mantener actualizado el control administrativo y financiero del proyecto en Smartsheet
12.Preparar informes dentro de su área de competencia.
13.Mantener permanentemente actualizado el registro de inventario de los recursos físicos de la oficina del Programa y de bienes adquiridos por los socios con fondos del Programa para el paisaje 2.
14.Coordinar los servicios de transporte y mensajería de la oficina.
15.Realizar trabajos de recolección de datos, digitación y edición de textos, correspondencia, formularios administrativos y afines, utilizando herramientas informáticas como Word, Excel y Power Point y demás sistemas administrativos de la UICN.
16.Mantener actualizado el control financiero del de las acciones a implementarse del Programa en el paisaje 1 en Smartsheet.
17.Revisar y aprobar las rendiciones de gastos del personal del paisaje 2.
18.Mantener un control de la liquidez del paisaje 2.
19.Tramitar solicitudes de pagos y desembolsos de contratos, convenios y cartas de entendimiento de acuerdo con las condiciones del documento firmado.
20.Acompañar y brindar apoyo a los socios estratégicos del Programa para un desempeño eficiente de los contratos, convenios y cartas de entendimiento.
21.Revisar y aprobar las rendiciones de gastos del personal del paisaje 2.
22.Revisar las autorizaciones de viaje para compra de tiquetes aéreos.
23.Capacitar y brindar asesoramiento a los socios ejecutores sobre las gestiones administrativas-financieras en el paisaje 2.
24.Llevar un control de ejecución de los contratos y dar seguimiento con los especialistas responsables de su implementación.
25.Gestionar la recuperación de los costos del personal asignado al Programa en el paisaje 2
26.Contribuir con la preparación de material de divulgación, minutas y memorias de eventos.
27.Apoyar la provisión de información pertinente y oportuna para la planificación y monitoreo de las actividades del Programa.
28.Cualquier otra labor que solicite su superior inmediato, que esté relacionado con las funciones del puesto.
29.Apoyar en la elaboración de los informes de contrapartidas.
30.Inventario de activos de acuerdo al manual de activos de UICN del Paisaje 2.
REQUERIMIENTOS
  • Grado técnico o bachiller universitario en administración, finanzas, economía, comercio o campo similar. Se aceptarán perfiles de estudiantes de licenciaturas o ingenierías recién graduados.

• Mínimo 1 año de experiencia como asistente administrativo(a), técnico o puestos similares.

• Excelentes habilidades contables y administrativas, obtenidas con un mínimo de dos años de experiencia en puestos similares y preferiblemente en organizaciones similares.

• Capacidad para relacionarse con equipos multidisciplinarios, organizaciones y actores de diferentes sectores.

• Alta capacidad de organización y propositiva.

• Facilidad de expresión escrita y oral.

• Cortesía, respeto y tolerancia en el trato con las personas.

• Capacidad para entender, aplicar y transmitir las normas y pautas de los manuales de procedimientos y uso de herramientas administrativas electrónicas.

• Nivel avanzado en lectura del inglés, nivel intermedio en escritura y conversación.

• Habilidad para trabajar bajo presión.

• Sensibilidad social, cultural, ambiental y de género.

• Habilidades en la solución de problemas, creatividad, iniciativa e innovación.

• Capacidad para entender, aplicar y transmitir las normas y pautas de los manuales de procedimientos y uso de herramientas administrativas electrónicas.

• Disposición para residir en San Salvador, El Salvador.

• Disposición para desplazarse de su lugar de trabajo a las áreas de intervención del Programa.

• Buenas habilidades en procesamiento de textos, hoja de cálculo y habilidades informáticas. Conocimiento de herramienta Smartsheet es un plus.

• Sensible hacia las prácticas culturales, sociales y económicas de los grupos locales, campesinos, indígenas y de productores agrícolas.

• Sensible y dispuesto a trabajar bajo el enfoque de género y los principios de respeto a poblaciones indígenas.
POSTULACIONES

Para postular a una posición a través del "Sistema de gestión de recursos humanos" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón "Apply".

Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.

Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: http://www.iucn.org/involved/jobs/


Acerca de la UICN

La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.

Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1300 organizaciones Miembro y los aportes de más de 10 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.

La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.

La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.

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