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Assistant administratif et financier - PREE

Poste vacant n°:   5357
Unité:   Programme Thématique Eau et Zones Humides
Organisation:   International Union for Conservation of Nature (IUCN)
Lieu:   Bureau régional pour l'Afrique Centrale et Occidentale, Ouagadougou, Burkina Faso
Supervision:   Regional Head of Finance
Taux d'activité:   100%
Grade:   A2
Date d'entrée prévue:   1. juillet 2020
Type de contrat:   Determiné (12 mois avec possibilité de renouvellement)
Date limite:   15. juin 2020
CONTEXTE
DESCRIPTIF DE POSTE
Sous la supervision directe du Chargé de projet au Tchad du Partenariat Régional sur l’Eau et l’Environnement en Afrique Centrale et Occidentale (PREE), et placé sous la supervision fonctionnelle du Chef Régional des Finances et de l’Administration du PACO (CRFA) , l'assistant administratif et financier basé à N’Djamena planifiera et gérera principalement les opérations administratives et financières du PREE et des autres projets mis en œuvre par le bureau.

Il / elle aura les responsabilités suivantes:

Responsabilités principales:

• Aider le chargé de projet en fournissant des conseils pour faciliter l'exécution du projet conformément aux systèmes de contrôle financier, normes, politiques, lois et règlements en vigueur ;
• Assister le chargé de projet dans le processus de budgétisation (élaboration, soumission, révision / ajustement et mise en œuvre);
• Tenir la comptabilité dans le système NAV;
• Appuyer dans la gestion des contrats, des commandes et de la logistique
• Faciliter les audits internes et externes et veiller à ce que les recommandations convenues soient suivies ;
• Veiller à ce que les informations financières requises et les exigences en matière de rapports à PACO et aux donateurs soient respectées et soumises de manière satisfaisante et en temps voulu.

En plus des responsabilités susmentionnées, l’assistant administratif et financier assumera les tâches spécifiques suivantes:


1. Comptabilité et rapportage
• Veiller à ce que la comptabilité soit tenue à jour dans le système NAV et conformément aux politiques comptables de l'UICN et aux exigences légales et réglementaires et que le calendrier des clôtures mensuelles soit respecté ;
• Tenir des dossiers comptables adéquats conformément aux exigences de l'UICN en matière de classement et d’archivage et faciliter le travail des auditeurs ;
• Suivre chaque mois la situation budgétaire et financière des projets avec le Chargé de projet ;
• Analyser les consommations des véhicules et établir les rapports y afférents ;
• Analyser les comptes de tiers et les autres comptes du bilan.

2. Gestion de trésorerie
• Surveiller la situation de la trésorerie du bureau, préparer les paiements et faire les demandes de fonds auprès du bureau régional pour le renflouement du compte bancaire ;
• Tenir la petite caisse ;
• Assurer que les encaissements et les décaissements sont correctement accompagnés des pièces justificatives appropriées ;
• Procéder à un rapprochement mensuel du compte bancaire et à l’arrêtée mensuelle de la caisse.

3. Planification, budgétisation et prévision
• Appuyer le Chargé de projet dans la révision des prévisions annuelles (mid-year review) conformément aux procédures de l’UICN ;
• Appuyer le Chargé de projet dans l’établissement du Plan de Travail de Budget Annuel (PTBA) du projet ;
• Discutez de tout problème potentiel avec le chargé de projet et le coordinateur du PREE et signaler tout problème réel ou potentiel à la CRFA, en accordant une attention particulière aux risques de déficit.

4. Administration
• Participer au renouvellement des polices d'assurance (Ressources humaines, bureau et véhicules) ;
• Faire les déclarations sociales et fiscales et s’assurer de leur paiement dans les délais ;
• S’assurer que toutes les approbations internes soient obtenues avant d’engager avec des tiers ;
• Appuyer le chargé de projet dans la préparation des dossiers contractuels avec les prestataires et les partenaires ;
• Etablir les demandes d’achat et préparer les bons de commande en suivant les procédures en matière d’approvisionnement;
• Tenir le registre d’inventaire des immobilisations;
• Procéder annuellement à l’inventaire des matériels et équipements;
• S'assurer que les actifs sont correctement protégés ;
• Donner une assistance dans la préparation des activités (missions, ateliers, etc…)
• Faire les correspondances et assurer le classement des courriers.

5. Audit
• S'assurer que tous les rapports et documents justificatifs nécessaires aux audits sont préparés et maintenus efficacement ;
• Préparer les réponses aux commentaires des auditeurs avec tous les documents justificatifs supplémentaires, le cas échéant ;
• Assister le responsable financier du PREE et le coordinateur du PREE dans la mise en œuvre des recommandations de l'audit et tenir à jour le tableau de suivi.

Effectuer d'autres tâches entrant dans ses compétences à la demande des superviseurs.
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES EXIGÉES
  • Avoir un diplôme de niveau Bac +3 en finances-comptabilité ;

• Avoir au moins trois (3) ans d’expérience à un poste similaire d’Assistant administratif et financier au sein d’une ONG internationale ou de projets financés par des bailleurs de fonds internationaux;

• Etre d’une probité irréprochable. L’UICN a une politique de tolérance zéro en matière de fraude et de corruption ;

• Être flexible et être capable de s’adapter ;

• Avoir un esprit d’équipe

• Etre rigoureux et organisé dans son travail;

• Avoir une capacité à travailler dans un contexte difficile ;

• Avoir une expérience préalable de travail dans une équipe multiculturelle et pluridisciplinaire;

• Avoir une bonne maîtrise des lois et règlements en vigueur dans le pays en matière fiscale, sociale et de gestion des contrats ;

• Avoir une bonne maîtrise des procédures comptables, administratives et financières des ONG internationales et des projets ;

• Avoir une maîtrise des outils informatiques, Excel, Word, la messagerie électronique et d’au moins un logiciel comptable ERP ;

• Avoir une très bonne maîtrise écrite et orale en français, et une très bonne compréhension de l’anglais.

• Etre disposé à faire des missions à l’intérieur du pays pour le suivi des partenaires et des contractants.
CANDIDATURES

Les personnes intéressées sont priées de postuler par le biais du "Système de gestion des ressources humaines", en ouvrant l'annonce de poste vacant et cliquant sur le bouton "Apply".

Chaque candidat(e) doit créer son propre compte dans le système. Aucune postulation ne sera acceptée aprés la date de clôture. Les candidatures sont recevables jusqu'à 24h00 en Suisse (GMT + 1h / GMT + 2h pendant la période d'heure d'été, DST). Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront personnellement contactés pour participer aux entretiens.

D'autres postes vacants sont annoncés sur le site web de l'UICN: http://www.iucn.org/involved/jobs/


À propos de l’UICN

L’UICN est une union de Membres composée de gouvernements et d’organisations de la société civile. Elle offre aux organisations publiques, privées et non-gouvernementales les connaissances et les outils nécessaires pour que le progrès humain, le développement économique et la conservation de la nature se réalisent en harmonie.

Créée en 1948, l’UICN s’est agrandie au fil des ans pour devenir le réseau environnemental le plus important et le plus diversifié au monde. Elle compte avec l’expérience, les ressources et le poids de ses plus de 1300 organisations Membres et les compétences de ses plus de 10 000 experts. Elle est l’un des principaux fournisseurs de données, d’évaluations et d’analyses sur la conservation. Sa taille lui permet de jouer le rôle d’incubateur et de référentiel fiable de bonnes pratiques, d’outils et de normes internationales.

L’UICN offre un espace neutre où diverses parties prenantes – gouvernements, ONG, scientifiques, entreprises, communautés locales, groupes de populations autochtones, organisations caritatives et autres – peuvent travailler ensemble pour élaborer et mettre en œuvre des solutions pour lutter contre les défis environnementaux et obtenir un développement durable.

Travaillant de concert avec de nombreux partenaires et soutiens, l’UICN met en œuvre un portefeuille vaste et divers de projets liés à la conservation dans le monde. Associant les connaissances scientifiques les plus pointues et le savoir traditionnel des communautés locales, ces projets visent à mettre un terme à la disparition des habitats, à restaurer les écosystèmes et à améliorer le bien-être des populations.

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