RESUMO DAS FUNÇÕES CHAVE

A/o assistente será responsável por prestar assessoria administrativa e operacional para o escritorio do Brasil

1.Fornecer suporte administrativo e financeiro com foco na efetivação dos seguintes resultados:

•Apoio administrativo para organização de conferências, workshops, realização de treinamentos, seminários, entre outros, incluindo providências relacionadas a viagens, transportes e hospedagens nacionais e internacionais.
•Obter cotações para todos os processos de aquisição de bens e serviços, bem como para viagens, além de acompanhar os processos até sua conclusão, seguindo as políticas e procedimentos da UICN.
•Redigir correspondencias e escanear documentos de acordo com a necessidade da chefia imediata.
•Apoio ao levantamento e manutenção de ativos fixos, bem como manutenção do escritório.
•Atenção aos visitantes, atender ligações telefônicas e receber e enviar correspondências.
•Coleta de documentos para cadastramento ou atualização de fornecedor/beneficiário (vendedor), seguindo as Políticas da UICN.
•Geração de relatórios de gastos de projetos, inclusive nos sistemas da UICN, de acordó com solicitação da chefia imediata.
•Criação de requisições nos sistemas da UICN para compra de productos e/ou contratação de consultorias, entre outros, bem como acompanhamento dos processos até seu pagamento.
•Realizar o processo para pagamento de acordo com as normas da UICN.
•Apoio ao monitoramento de contratos de consultoria e/ou de fornecimento de produtos.
•Revisão e arquivamento dos relatórios financeiros dos parceiros conforme solicitação da chefia imediata.
•Apoio para levantamento de informações para auditorias.
•Responsabilidade pela caixinha para gastos de pequeño vulto do escritório.
•Apoio nos procedimentos administrativos e financeiros gerais do escritório conforme solicitação da chefia imediata.

OUTRAS RESPONSABILIDADES
A descrição do cargo acima contém as principais tarefas e responsabilidades para a função desejada. No entanto, tendo em vista o porte do escritório no Brasil, espera-se que o funcionário mostre flexibilidade no trabalho e esteja disposto a assumir outras tarefas razoavelmente alocadas para o mesmo, além daquelas descritas acima.

COMPETÊNCIAS
Competências Corporativas:
?Demonstrar compromisso com a missão, visão e valores da UICN.
?Demonstrar integridade perante os modelos e valores éticos da UICN.
Competências Funcionais:
?Gestão do Conhecimento e da Aprendizagem: partilhar experiência e conhecimento; promover a cultura do aprendizado e do bom ambiente no escritório por meio do exemplo pessoal. Trabalhar continuamente e ativamente para o desenvolvimento pessoal, agir neste plano de aprendizagem e aplicar os novos conhecimentos adquiridos.
?Desenvolvimento e Efetividade Operacional: demonstrar capacidade de executar várias tarefas padrão relacionadas com gestão de resultados, incluindo triagem e coleta de dados e documentação de projetos; demonstrar capacidade de fornecer subsídios para os processos relacionados com os projetos; demonstrar conhecimento de gestão orientada para resultados; demonstrar capacidade de auto-gestão; demonstrar capacidade de focar nos resultados e responder de forma positiva aos desafios; demonstrar boas habilidades conceituais, analíticas e de comunicação; desenvolver o trabalho com energia e atitude positiva e construtiva; capacidade de trabalhar sob pressão.