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Asistente Administrativo

Vacante n°:   5483
Unidad:   -
Organización:   International Union for Conservation of Nature (IUCN)
Ubicación:   Oficina Nacional de Brazil, Brasilia - DF, Brasil
Reporta a:   Financial & Administrative Officer
Porcentaje de Trabajo:   100%
Grado:   A3
Fecha Esperada de Inicio:   4 de enero de 2021
Tipo de Contrato:   Indefinido
Fecha de Cierre:   7 de diciembre de 2020
INTRODUCCIÓN
DESCRIPCIÓN DE CARGO
RESUMO DAS FUNÇÕES CHAVE

A/o assistente será responsável por prestar assessoria administrativa e operacional para o escritorio do Brasil

1.Fornecer suporte administrativo e financeiro com foco na efetivação dos seguintes resultados:

•Apoio administrativo para organização de conferências, workshops, realização de treinamentos, seminários, entre outros, incluindo providências relacionadas a viagens, transportes e hospedagens nacionais e internacionais.
•Obter cotações para todos os processos de aquisição de bens e serviços, bem como para viagens, além de acompanhar os processos até sua conclusão, seguindo as políticas e procedimentos da UICN.
•Redigir correspondencias e escanear documentos de acordo com a necessidade da chefia imediata.
•Apoio ao levantamento e manutenção de ativos fixos, bem como manutenção do escritório.
•Atenção aos visitantes, atender ligações telefônicas e receber e enviar correspondências.
•Coleta de documentos para cadastramento ou atualização de fornecedor/beneficiário (vendedor), seguindo as Políticas da UICN.
•Geração de relatórios de gastos de projetos, inclusive nos sistemas da UICN, de acordó com solicitação da chefia imediata.
•Criação de requisições nos sistemas da UICN para compra de productos e/ou contratação de consultorias, entre outros, bem como acompanhamento dos processos até seu pagamento.
•Realizar o processo para pagamento de acordo com as normas da UICN.
•Apoio ao monitoramento de contratos de consultoria e/ou de fornecimento de produtos.
•Revisão e arquivamento dos relatórios financeiros dos parceiros conforme solicitação da chefia imediata.
•Apoio para levantamento de informações para auditorias.
•Responsabilidade pela caixinha para gastos de pequeño vulto do escritório.
•Apoio nos procedimentos administrativos e financeiros gerais do escritório conforme solicitação da chefia imediata.

OUTRAS RESPONSABILIDADES
A descrição do cargo acima contém as principais tarefas e responsabilidades para a função desejada. No entanto, tendo em vista o porte do escritório no Brasil, espera-se que o funcionário mostre flexibilidade no trabalho e esteja disposto a assumir outras tarefas razoavelmente alocadas para o mesmo, além daquelas descritas acima.

COMPETÊNCIAS
Competências Corporativas:
?Demonstrar compromisso com a missão, visão e valores da UICN.
?Demonstrar integridade perante os modelos e valores éticos da UICN.
Competências Funcionais:
?Gestão do Conhecimento e da Aprendizagem: partilhar experiência e conhecimento; promover a cultura do aprendizado e do bom ambiente no escritório por meio do exemplo pessoal. Trabalhar continuamente e ativamente para o desenvolvimento pessoal, agir neste plano de aprendizagem e aplicar os novos conhecimentos adquiridos.
?Desenvolvimento e Efetividade Operacional: demonstrar capacidade de executar várias tarefas padrão relacionadas com gestão de resultados, incluindo triagem e coleta de dados e documentação de projetos; demonstrar capacidade de fornecer subsídios para os processos relacionados com os projetos; demonstrar conhecimento de gestão orientada para resultados; demonstrar capacidade de auto-gestão; demonstrar capacidade de focar nos resultados e responder de forma positiva aos desafios; demonstrar boas habilidades conceituais, analíticas e de comunicação; desenvolver o trabalho com energia e atitude positiva e construtiva; capacidade de trabalhar sob pressão.
REQUERIMIENTOS
  • Obrigatório: Nível superior em Contabilidade ou Administração de Empresas

• Possuir experiência de 2 a 3 anos em processos administrativos

• Possuir experiência de 2 a 3 anos em processos de seleção de consultores e empresas de consultoria.

• Possuir conhecimento em informática (pacote Microsoft Office), gestão de informação em plataformas de gestão online e sistematização de dados e informações.

• Experiência em aquisições, gestão de arquivos e correspondência.

• Possuir experiência na organização logística de reuniões, seminários e treinamentos

• Obrigatório: Fluência e boa redação em português.

• Desejável: Conhecimentos de espanhol e inglês
POSTULACIONES

Para postular a una posición a través del "Sistema de gestión de recursos humanos" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón "Apply".

Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.

Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: http://www.iucn.org/involved/jobs/


Acerca de la UICN

La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.

Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1300 organizaciones Miembro y los aportes de más de 10 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.

La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.

La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.

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