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jueves 19 de mayo de 2022, from 11:00 to 12:00 CEST (UTC+02:00)
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Asistente Administrativo

Vacante n°:   5807
Unidad:   América del Sur - Programa
Organización:   International Union for Conservation of Nature (IUCN)
Ubicación:   Oficina Regional para América del Sur, Quito, Ecuador
Reporta a:   Coordinador/a Regional en Manejo de Áreas Protegidas y Conservadas y Lista Verde
Porcentaje de Trabajo:   100%
Grado:   A3
Fecha Esperada de Inicio:   3 de enero de 2022
Tipo de Contrato:   Plazo fijo (12 meses con posibilidad de renovación)
Fecha de Cierre:   19 de noviembre de 2021
INTRODUCCIÓN
El Programa de Áreas Protegidas, Conservadas y Lista Verde de la UICN en la región SUR, tiene como objetivo desarrollar e implementar una cartera dinámica de proyectos e iniciativas conjuntas que coincidan con los compromisos nacionales y regionales; con apoyo técnico, financiero y de coordinación, para fomentar la eficacia de la gestión de las áreas protegida a través del Estándar de Lista Verde de la UICN. Y cuenta con el apoyo del Programa Global de Áreas Protegidas (GPAP) y de la Comisión Mundial de Áreas Protegidas (CMAP).

La cartera de proyectos del Programa incluye, al momento, tres iniciativas con alcance regional para implementarse a finales del 2021 y en el 2022, y tiene la perspectiva de crecer en los próximos meses. Los programas ambientales y de desarrollo internacional como la Iniciativa Internacional para la Protección del Clima (ICI) del Gobierno de Alemania, KfW, GIZ y la Fundación Gordon y Betty Moore se encuentran apoyando la inversión en áreas protegidas y conservadas, y ven la Lista Verde como un marco útil para ayudar a lograr el impacto de su inversión.
DESCRIPCIÓN DE CARGO
El/la asistente administrativo(a) de proyectos dará soporte a la cartera de proyectos del Área de Programa de Áreas Protegidas, Conservadas y Lista Verde la Oficina Regional de UICN para América del Sur en los temas administrativos, financieros y logísticos basándose en las normas y procedimientos institucionales. Su rol se focalizará en facilitar procesos administrativos para llevar a cabo todas las actividades y resultados programados en cada uno de los proyectos.
La posición reportará directamente a la Coordinadora Regional de Áreas Protegidas y Conservadas y Lista Verde y tendrá un reporte funcional a la Coordinadora Regional Financiera y Administrativa.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

•Tramitar las solicitudes de pagos, anticipos, tiquetes aéreos, legalizaciones garantizando que se cumplan las políticas institucionales y los tiempos establecidos.

•Llevar un registro de control actualizado de la ejecución presupuestaria de los proyectos.

•Preparar todas las solicitudes de acción administrativa contrataciones, adquisiciones, viajes, pagos, etc., asegurando su conformidad con las políticas institucionales y que estén acompañadas con la debida documentación de respaldo.

•Realizar los procesos de contratación de servicios profesionales y de adquisición de bienes y/o servicios, siguiendo las normas y procedimientos de la UICN.

•Mantener permanentemente registrada toda la información relacionada con la administración de los proyectos, incluyendo el mantenimiento de archivos apropiados y actualizados, y preparar los informes establecidos correspondientes o cualquier otro dentro de su área de competencia que se le solicite.

•Apoyar en las gestiones pertinentes para el desarrollo de eventos, talleres o reuniones requeridas en el marco de la cartera de Proyectos del Área del Programa, coordinando las reservas de hoteles, transporte de invitados, alimentación requerida y demás.

•Cumplir con la estructura de control interno en coordinación estrecha con el departamento administrativo y financiero de UICN.

•Coordinar los servicios de transporte y mensajería que requiera la cartera de proyectos de Áreas Protegidas, Conservadas y Lista Verde.

•Levantar memorias de reuniones de carácter administrativo y financiero.

•Orientar al personal de los proyectos y consultores en la elaboración de rendiciones de viaje, anticipos, etc.

•Elaborar un informe mensual sobre el movimiento, ejecución y disponibilidad de los gastos del proyecto con relación a su presupuesto.

•Capacitar a los contratistas y entidades implementadoras sobre el manejo de gastos de acuerdo a las políticas institucionales.

•Responder a los requerimientos administrativos en los procesos de auditoría y/o entes de control.

•Realizar cotizaciones, solicitudes de compras, órdenes de servicios y demás que se requieran.

•Garantizar el control y archivo actualizado de la información administrativa y financiera de la cartera de proyectos.

•Las demás que se requieran para el cumplimiento del objeto contractual
REQUERIMIENTOS
  • Grado universitario en carreras de administración de empresas, contable financiera, y/o áreas afines

• Experiencia mínima de tres años en puestos similares relacionados con las áreas administrativas

• Se valorará experiencia de trabajo en organismos internacionales, organizaciones sin fines de lucro, similares a la UICN

• Experiencia en rendición de cuentas, control de gastos, adquisiciones, compras menores y logística de talleres.

• Habilidad demostrada de organización, trabajo independiente y preciso, priorización de tareas y cumplimiento de fechas establecidas.

• Habilidad para ordenar, sintetizar y sistematiza información

• Excelente manejo de programas informáticos, especialmente hojas de cálculo electrónicas (Excel), Word y power point, etc. Conocimiento y manejo del Smartsheet será una ventaja

• Manejo del inglés instrumental relacionados a temas contables, administrativos y financieros. Dominio de inglés será una ventaja

• Capacidad para trabajar con un mínimo de supervisión y tener iniciativa propia bajo su plan específico de trabajo y tareas asignadas

• Capacidad de reaccionar con rapidez y flexibilidad ante eventuales cambios en planes.

• Capacidad de trabajar bajo presión y el tiempo que sea requerido.

• Excelentes habilidades de manejo de relaciones interpersonales con visión intercultural.

• Disponibilidad para viajar dentro y fuera del país

• Manejo discreto y confidencial de los asuntos institucionales que tengan que ver con el desempeño de sus funciones y de las actuaciones institucionales.

• Alta motivación y organización en el trabajo.

• Iniciativa, compromiso, responsabilidad y puntualidad.
POSTULACIONES

Para postular a una posición a través del "Sistema de gestión de recursos humanos" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón "Apply".

Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.

Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: http://www.iucn.org/involved/jobs/


Acerca de la UICN

La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.

Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1300 organizaciones Miembro y los aportes de más de 10 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.

La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.

La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.

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