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Monday, 15 December 2025, from 11:00 to 12:00 CET (UTC+01:00)
Réceptionniste et Assistante de Bureau
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Sous l’autorité du Responsable Administratif et Financier le(la) Réceptionniste et Assistant(e) de Bureau est chargé(e) de l’exécution de tous les travaux de Réception (courrier arrivée et départ, initiation des courriers, classement des dossiers, dispatching des appels, organisation de la réception, de la saisie des documents, etc.).
• L’exécution de tous les travaux de la réception (courrier arrivée et départ, initiation des courriers, classement des dossiers, dispatching des appels, organisation du secrétariat, de la saisie des documents, etc.) ;
• Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs du bureau;
• La gestion du calendrier des rendez-vous du staff, (y compris notamment la mise en jour hebdomadaire de l’agenda du Chef de programme) ;
• Gérer efficacement la centrale téléphonique (Répondre aux appels, les filtrer et transférer au personnel concerné) ;
• Enregistrer, Traiter et dispatcher les courriers arrivés et départ du bureau, y compris la messagerie électronique générale du Bureau et veiller à sa bonne marche;
• La rédaction du compte-rendu hebdomadaire du staff meeting ;
• Tenir à jour une liste d’hôtels pour les personnes en mission et assurer les réservations ;
• Travailler en étroite collaboration avec les agents de sécurité en poste au niveau de la guérite pour l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
• Appui à la préparation des correspondances administratives du bureau (offre de service, demande de stage, accusé de réception des correspondances, etc.) ;
• Faire des photocopies et reliure à la demande du personnel;
• Envoyer les TEV au bureau régional toutes les semaines;
• L’exécution de toutes autres tâches relevant de ses compétences que le staff, notamment le Chef de Programme, le chargé de programme et le Responsable Administratif et Financier, pourra lui confier.
Tâches additionnelles
Avec l’appui du Département d’Administration et Finance, le (la) Réceptionniste et Assistant(e) du bureau est chargé(e) de l’exécution de tâches additionnelles suivantes :
• Préparer une Réquisition pour tout expression de besoin hormis les petites dépenses par caisse.
• Préparer les ordres de mission, les demandes d'achat, et les bons de commandes sur la base des réquisitions validées ;
• Appuyer la préparation des paiements ;
• Gestion de la bibliothèque, notamment l’accueil, renseignement et orientation des lecteurs.
• L’exécution de toutes autres tâches relevant de ses compétences que le staff, notamment le Chef de Programme, le chargé de programme et le Responsable Administratif et Financier, pourra lui confier.
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• Être titulaire d’un BTS ou BAC+, etc. • Avoir au minimum 3 ans d’expérience justifiée dans le domaine du Secrétariat, documentation ou de l’assistance administrative au sein de structures de référence; • Etre bilingue (anglais-français), • Avoir une excellente connaissance des outils informatiques de bureau et de communication électronique ; • Etre de bonne moralité ; • Avoir un esprit d’équipe ; • Pouvoir travailler sous pression ; • Savoir prendre des initiatives et rendre compte ; • Etre immédiatement disponible. • À propos de l’UICN L’UICN est une union de Membres composée de gouvernements et d’organisations de la société civile. Elle offre aux organisations publiques, privées et non-gouvernementales les connaissances et les outils nécessaires pour que le progrès humain, le développement économique et la conservation de la nature se réalisent en harmonie. Créée en 1948, l’UICN s’est agrandie au fil des ans pour devenir le réseau environnemental le plus important et le plus diversifié au monde. Elle compte avec l’expérience, les ressources et le poids de ses plus de 1300 organisations Membres et les compétences de ses plus de 10 000 experts. Elle est l’un des principaux fournisseurs de données, d’évaluations et d’analyses sur la conservation. Sa taille lui permet de jouer le rôle d’incubateur et de référentiel fiable de bonnes pratiques, d’outils et de normes internationales. L’UICN offre un espace neutre où diverses parties prenantes – gouvernements, ONG, scientifiques, entreprises, communautés locales, groupes de populations autochtones, organisations caritatives et autres – peuvent travailler ensemble pour élaborer et mettre en œuvre des solutions pour lutter contre les défis environnementaux et obtenir un développement durable. Travaillant de concert avec de nombreux partenaires et soutiens, l’UICN met en œuvre un portefeuille vaste et divers de projets liés à la conservation dans le monde. Associant les connaissances scientifiques les plus pointues et le savoir traditionnel des communautés locales, ces projets visent à mettre un terme à la disparition des habitats, à restaurer les écosystèmes et à améliorer le bien-être des populations. http://www.uicn.org/fr https://twitter.com/IUCN/ |
Les personnes intéressées sont priées de postuler par le biais du "Système de gestion des ressources humaines", en ouvrant l'annonce de poste vacant et cliquant sur le bouton "Apply".
Chaque candidat(e) doit créer son propre compte dans le système. Aucune postulation ne sera acceptée aprés la date de clôture. Les candidatures sont recevables jusqu'à 24h00 en Suisse (GMT + 1h / GMT + 2h pendant la période d'heure d'été, DST). Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront personnellement contactés pour participer aux entretiens.
D'autres postes vacants sont annoncés sur le site web de l'UICN: https://www.iucn.org/involved/jobs/
À propos de l’UICN
L’UICN est une union de Membres composée de gouvernements et d’organisations de la société civile. Elle offre aux organisations publiques, privées et non-gouvernementales les connaissances et les outils nécessaires pour que le progrès humain, le développement économique et la conservation de la nature se réalisent en harmonie.
Créée en 1948, l’UICN s’est agrandie au fil des ans pour devenir le réseau environnemental le plus important et le plus diversifié au monde. Elle compte avec l’expérience, les ressources et le poids de ses plus de 1400 organisations Membres et les compétences de ses environ 16 000 experts. Elle est l’un des principaux fournisseurs de données, d’évaluations et d’analyses sur la conservation. Sa taille lui permet de jouer le rôle d’incubateur et de référentiel fiable de bonnes pratiques, d’outils et de normes internationales.
L’UICN offre un espace neutre où diverses parties prenantes – gouvernements, ONG, scientifiques, entreprises, communautés locales, groupes de populations autochtones, organisations caritatives et autres – peuvent travailler ensemble pour élaborer et mettre en œuvre des solutions pour lutter contre les défis environnementaux et obtenir un développement durable.
Travaillant de concert avec de nombreux partenaires et soutiens, l’UICN met en œuvre un portefeuille vaste et divers de projets liés à la conservation dans le monde. Associant les connaissances scientifiques les plus pointues et le savoir traditionnel des communautés locales, ces projets visent à mettre un terme à la disparition des habitats, à restaurer les écosystèmes et à améliorer le bien-être des populations.
http://www.uicn.org/fr
https://twitter.com/IUCN/